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29.08.2017

Comment optimiser votre plan télétravail ?

Aujourd'hui, même l'État belge encourage les fonctionnaires à travailler partiellement à domicile. Voici les secrets de la mise en place réussie d'un programme de télétravail dans votre entreprise.

18 000 fonctionnaires ont opté l'an dernier pour le télétravail jusqu'à trois jours par semaine. C'est neuf fois plus qu'en 2011 ! Dans le privé, le télétravail ne cesse d’augmenter. Pour lutter contre le stress mais aussi pour des raisons de mobilité.

SDWorx vient de publier une feuille de route pour faciliter l'introduction du télétravail dans les entreprises :

  1. Déterminer les fonctions éligibles au télétravail (et leur fréquence)

    Évitez de l'autoriser lorsque le contrôle des tâches ou la concertation sont indispensables. Le télétravail peut toutefois s'avérer fructueux lorsque vos collaborateurs doivent se concentrer sur un dossier.

  2. Mettre en place un cadre

    Même si la culture d'entreprise se base sur la confiance et l'autonomie, un accord passé par écrit s'impose. Pensez à faire signer une convention de télétravail pour être en ordre sur le plan juridique, comprenant les détails pratiques de la politique (modalités, attentes, fréquence, évaluation, rémunération). Vous pouvez assurer un défraiement pour l'aménagement d'un bureau à domicile. Veillez également à inclure une clause permettant de mettre fin au travail à distance en cas de non-respect des conventions.

  3. Matériels et logiciels doivent être adaptés

Après avoir détaillé par écrit le matériel mis à disposition – le smartphone, l'ordinateur et/ou la connectivité –, vous devez (faire) définir les logiciels spécialisés pour rendre le télétravail effectif : accès à l'intranet/extranet, VPN, collaboration, partage d'écran…

Prêt à franchir le pas dans votre entreprise ?

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01.03.2016

Les entreprises doivent améliorer leur accessibilité

Les Belges actifs en ont assez des files. Leur satisfaction professionnelle en pâtit. Tout comme votre politique de rétention.

Près d'un quart des travailleurs (23 %) souhaitent en effet changer de travail. Non pas parce que le job en lui-même leur déplaît, mais juste pour se rapprocher de leur domicile et réduire le temps qu’ils perdent en déplacements. C'est ce qui ressort d'une enquête de Securex.

Le prestataire de services HR a interrogé 1 671 belges sur le temps qu’ils prennent pour effectuer leur trajet domicile / lieu de travail (aller et retour). Ce sont principalement les Bruxellois qui en ont assez des déplacements, constate Hermina van Coillie, experte HR chez Securex :

« Pas moins d'un bruxellois actif sur 3 envisage de changer de travail pour cette raison. En Wallonie, ils sont 1 sur 4, et en Flandre, 1 sur 5. Fait non surprenant : ce sont principalement les personnes avec enfants (31 %) qui aspirent à un lieu de travail plus proche. Même si ce n'est pas la solution miracle. L'enquête révèle qu'un tel déménagement ne se traduit pas nécessairement par un gain de temps. »

Quoi qu'il en soit, pour les organisations qui souhaiteraient voir leurs collaborateurs franchir le seuil de l’entreprise en souriant, il s'agit là de chiffres alarmants.

Temps de trajet rallongé

Ce n'est pas tant la distance mais bien le temps de trajet qui pèse sur l'humeur du navetteur. Et il est en hausse. Le Belge perd en moyenne jusqu'à 54 minutes par jour pour se rendre sur son lieu de travail et en revenir. Le moyen de transport y est pour beaucoup. Le trajet d’un piéton ou d’un cycliste dure en moyenne 29 minutes. En voiture, cela prend près d'une heure. Et le train ? C’est décevant : les transports en commun sont souvent avancés comme alternative aux files, mais en train, tram ou bus, le trajet moyen dure 96 minutes par jour. Si demain l'on peut aller travailler à bord d'une voiture autonome, que restera-t-il de l’attrait du train ? Vous pourriez conseiller à vos collaborateurs de ne pas changer de travail, mais de domicile. Dans ce cas, il est préférable que votre entreprise ne se situe pas en plein centre-ville. Une plus courte distance n’est pas toujours synonyme de gain de temps. En Belgique, un travailleur perd 61 minutes par jour pour se rendre sur un lieu de travail situé en ville et en revenir. Ce temps est réduit d'un quart d'heure en dehors de la ville. La situation est particulièrement pénible à Bruxelles. Plus de 60 % des personnes travaillant à Bruxelles sont plus d'une heure sur la route. En Flandre et en Wallonie, ils ne sont que 21 % à être dans ce cas. Avec plus d'une heure et demie (95 minutes) de temps de trajet par jour, les Bruxellois sont les plus mal lotis. En Flandre et en Wallonie, ce temps se situe autour des 50 minutes.

Miser sur l'accessibilité

Les derniers chiffres de l'enquête Securex sont interpellants : 71 % des travailleurs se rendent au travail généralement en voiture. 15 % en vélo et 14 % en transports en commun. Si les prévisions du Bureau fédéral du Plan se confirment, les routes belges se congestionneront davantage à l'avenir et le temps perdu dans les bouchons ne diminuera pas, bien au contraire. On the road again… again… est le titre faussement joyeux d'une étude présentée par le Bureau du Plan fin 2015.

En résumé : si rien ne change, nous passerons encore plus de temps dans les files en 2030 qu'à l'heure actuelle. En cas de politique inchangée, le nombre de passagers-kilomètres augmentera de 11 % d'ici 2030 et le nombre de tonnes-kilomètres de 44 % (par rapport à 2012). Le transport routier restera dominant en 2030 et représentera 87 % des passagers-kilomètres, dont 82 % en voiture, et 70 % des tonnes-kilomètres, dont 66 % en camion. Conséquence : la vitesse moyenne du trafic diminuera encore. En heures de pointe, nous resterons 24 % plus longtemps dans les files. Une perspective bien peu réjouissante...

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01.03.2016

Budget mobilité : pour une flexibilité accrue et des coûts réduits

Résoudre le problème des embouteillages requiert un arsenal de solutions. Le budget mobilité en est déjà une.

Existe-t-il un remède contre les files ? Créer davantage de routes n'est en tout cas pas une solution, elles aussi se verront rapidement congestionnées. Et la taxe kilométrique pour les poids lourds alors ? Certes, elle fera légèrement baisser le nombre de camions, mais ils seront remplacés par des véhicules particuliers. En outre, la taxe rendra les camionnettes encore plus populaires qu'elles ne le sont déjà. D'ici 2030, on estime qu’elles parcourront 43 % de kilomètres en plus. Quant à l'augmentation des accises sur le diesel, selon les calculs du Bureau du Plan, c’est à peine si cela a un effet sur les files.

De nombreux experts montrent du doigt les voitures de société. Selon eux, en Belgique, elles bénéficient d’un traitement trop généreux. Aussi bien l'OCDE que la Commission européenne dénoncent l'avantage fiscal octroyé dans notre pays aux voitures de société. « La moitié des véhicules roulant sur les routes belges sont des voitures de société », affirme-t-on souvent. Ce n'est pas vrai. Le CVO (Corporate Vehicle Observatory) a demandé à la Febiac, la fédération de l'automobile, les chiffres des immatriculations automobiles belges :

  • La Belgique compte quelque 700 000 véhicules utilitaires légers et environ 930 000 autres véhicules (autobus, camions, motos, etc.).
  • La majeure partie des véhicules – environ 5,6 millions – sont toutefois des voitures particulières. Parmi ces voitures, 4,48 millions appartiennent à des particuliers et 1,12 million à des entreprises ou des indépendants. Les voitures de société ne sont donc pas les seules responsables de la congestion du trafic. Se limiter à supprimer progressivement la réglementation fiscale favorable à leur égard ne suffira pas à résoudre le problème.

Changement de mentalité

 La solution miracle n'existe pas : le remède se composera de nombreux éléments interdépendants. C’est surtout un changement de mentalité qu’il nous faut. Vous souhaitez sensibiliser vos collaborateurs au mode de transport le plus efficace, le moins polluant et le plus économique à chaque déplacement ? Le budget mobilité devrait vous y aider. Chez Arval Belgium, l'un des principaux acteurs sur le marché du leasing, cette formule est actuellement en cours de développement. Els Costers (sales director Arval Belgium) :

« Le concept est simple. Au lieu de recevoir une voiture, une place de parking, un abonnement de train ou un vélo de location, les collaborateurs bénéficient d'un budget mobilité. Ce budget leur permet de consacrer le montant convenu à un large éventail de moyens de transport : voiture de société, transports en commun, vélo, voiture de pool, etc. L'employeur fixe le montant du budget et définit l'offre de moyens de transport. L'employeur et le travailleur conviennent également des types de déplacements auxquels le budget mobilité s'applique : uniquement aux déplacements entre le domicile et le lieu de travail ainsi que les déplacements professionnels, ou également à l’usage strictement privé. »

Éléments positifs

 Le budget mobilité présente de nombreux avantages pour l'employeur :

  • Vous devenez un employeur intéressant, car vous stimulez le travail flexible et offrez à vos travailleurs une liberté de choix et une solution de mobilité globale.
  • Vous atteignez vos objectifs ESR (Entrepreneuriat Socialement Responsable) en stimulant les transports publics et en réduisant le nombre de voitures, de kilomètres parcourus et de litres de carburant consommés.
  • Vous baissez votre TCM (Total Cost of Mobility) en exerçant un meilleur contrôle sur vos véhicules de leasing. Vous payez plus souvent pour l'utilisation que pour la possession et vous allégez votre charge administrative.

À leur tour, vos travailleurs jouissent d’une plus grande liberté et d’une flexibilité appréciable dans l'organisation de leurs déplacements. Et puis, l'environnement en profite également. En 2012, la ministre flamande de la mobilité de l'époque, Hilde Crevits, avait commandé le projet pilote Mobiliteitsbudget werkt (Le budget mobilité, ça fonctionne). Celui-ci prouvait que les travailleurs qui disposaient d'un budget mobilité délaissaient plus souvent la voiture et optaient pour un mode de transport alternatif. Dans les cinq entreprises qui ont essayé le système, l'utilisation de la voiture pour les déplacements domicile-lieu de travail a diminué de 37 %.

Il est donc fantastique, ce budget mobilité ! Dans ce cas, pourquoi n'est-il pas encore monnaie courante. Une nouvelle loi est attendue, elle doit surmonter une montagne d'obstacles juridiques, principalement sur le plan de la fiscalité et de l'ONSS. La proposition de loi est prête. Els Costers :

« À l'heure actuelle, un employeur est incapable de proposer tous ces modes de transport. Les règles juridiques sont différentes pour les trajets professionnels, domicile-lieu de travail et privé, et varient également en fonction du moyen de transport. Cela rend l'administration très complexe et chronophage. Le budget mobilité va à l'encontre de toutes ces règles. La nouvelle loi doit résoudre ce problème. Une fois qu'elle sera d’application, les choses pourront aller très vite. »

Prêt pour le budget mobilité ? Quelques règles pratiques !

Si vous désirez évoluer dans la direction d'un budget mobilité, vous devez d’ores et déjà tenir compte des points suivants :
  • Pour établir un budget mobilité, il faut d'abord analyser le fonctionnement de l'organisation et les habitudes de déplacement. C’est ainsi que vous pourrez au mieux apprécier les combinaisons utiles, faisables et rentables.
  • Impliquez les partenaires sociaux dès l'introduction du budget mobilité.
  • Voici les combinaisons qui sont déjà possibles actuellement, sur le plan fiscal :
    • voiture de société et vélo de société exonéré d'impôts ;
    • voiture de société et indemnité vélo ;
    • voiture de société et transports en commun ;
    • voiture plus petite ou électrique pour l’usage quotidien combinée à une voiture familiale plus spacieuse pour les périodes de vacances. Dans ce cas, l'avantage de toute nature doit être calculé en fonction de l'utilisation. 
  • Misez un maximum sur la flexibilité. Avec une formule comme Arval Select, les conducteurs de voitures de leasing peuvent par exemple utiliser différents véhicules au gré de leurs besoins. 
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01.03.2016

Les entreprises de leasing deviennent des consultants en mobilité

Les sociétés de leasing comme Arval Belgium évoluent : de bailleurs purs, ils se transforment en consultants en mobilité proposant un large éventail de solutions.

Arval Belgium est l'un des principaux acteurs sur le marché du leasing. Quel est son projet dans le contexte de la nouvelle mobilité ? Els Costers, sales director :

« Nous développons une plateforme de mobilité, qui répond au nom d'Arval Mobility Link. Elle comporte trois modules. Le budget mobilité en est l'un d’entre eux. Le cadre légal doit encore évoluer pour en uniformiser le traitement fiscal. Une fois que ceci sera prêt, les organisations voudront avoir une vision claire des différents modes de mobilité, des coûts et des déplacements.

Le second module est le budget leasing dynamique. Cet outil vise spécifiquement les conducteurs d'un véhicule de leasing. À l'heure actuelle, vous fixez avec eux le nombre de kilomètres par an qu'ils peuvent parcourir– par exemple, 30 000 kilomètres. Ce maximum est la norme : il est identique pour tout le monde mais pas toujours logique. Si votre travailleur parcourt plus de kilomètres, il devra éventuellement les payer. En revanche, s'il roule moins – disons 10 000 kilomètres –, il ne fait hélas pas une bonne opération, car la réduction salariale est calculée sur 30 000 kilomètres par an, et non pas sur 10 000. »

Bonus-malus

Le budget leasing dynamique est plus juste, il y remédie. Le nombre de kilomètres pouvant être parcourus par année est fixé par travailleur ou par groupe de travailleurs. Pour déterminer ce chiffre, on comptabilise la distance domicile-lieu de travail. Une personne contrainte de faire la navette entre le Limbourg et Bruxelles n'est de cette façon plus désavantagée par rapport à un collègue qui vient de Vilvorde. Un travailleur qui parcourt moins de kilomètres se constitue une épargne, que vous pouvez décider de payer sous forme de bonus ou autre. En revanche, vous réclamerez une contribution à celui qui parcourt davantage de kilomètres– par exemple, 5 cents du kilomètre. Les travailleurs qui font du covoiturage reçoivent eux aussi un bonus. Ainsi que ceux qui font le plein à une station-service bon marché ou qui adoptent un style de conduite économique.

Els Costers : « Nous fournissons l'outil et aidons l'employeur à élaborer un règlement sur mesure. L'agencement précis de ce règlement dépend des objectifs de l'organisation : maîtriser les coûts, parcourir moins de kilomètres, consommer moins de carburant, réduire les émissions de CO2, encourager au covoiturage ou éveiller à d'autres modes de transport... »

Le déploiement d’Arval Mobility Link est prévu en 2016. Cela peut aller vite. Voici ce dont vous avez besoin : un règlement qui corresponde aux objectifs de votre organisation, une plateforme sur laquelle tout est enregistré, une boîte noire dans les véhicules de leasing et... un collaborateur honnête. En effet, celui-ci doit attribuer le nombre de kilomètres parcourus à la bonne catégorie sur son ordinateur portable ou son smartphone : domicile-lieu de travail, usage professionnel ou privé.

« La boîte noire que nous allons utiliser pour la plateforme Arval Mobility Link nous sert déjà pour l'application télématique Arval Active Link », explique Els Costers. « L'appareil enregistre entre autres les déplacements, la vitesse de conduite, de freinage et de démarrage, la consommation de carburant... Ce qui peut conscientiser les collaborateurs sur leur conduite au volant afin de leur apprendre à rouler de manière économique, défensive et prudente. »

Frais de déplacement

De nombreuses entreprises ont une flotte de leasing plutôt restreinte. Mais elles remboursent tout de même des frais de déplacement. Le premier module d'Arval Mobility Link, l'indemnité de frais de déplacement, se destine aux collaborateurs qui ne disposent pas de véhicule de leasing ou de budget mobilité. Cet outil permet à l’employeur de gérer et de rembourser les frais de déplacement en toute facilité, explique Katrien Jacobs (business team manager Arval Belgium) :

« Aujourd'hui, dans de nombreuses entreprises, les frais de déplacement se traduisent par de la paperasserie : les collaborateurs remettent leurs billets de train, tickets de parking et notes de station-service, qui sont ensuite conservés dans un dossier ou, dans le meilleur des cas, dans un tableur. Parfois, cela prend des mois avant que le montant ne soit versé sur le compte du collaborateur. Ce n'est pas pratique. L’outil permet de déclarer les frais de déplacement en ligne. Et grâce à un lien renvoyant vers la plateforme HR de l'organisation, les remboursements se font plus facilement. »

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01.03.2016

Trucs & astuces pour une politique de gestion efficace de votre parc automobile

Grâce à une bonne politique de gestion du parc automobile, les entreprises optimisent le choix et l’usage des voitures de société, pour une utilisation plus durable des véhicules.

Une politique de gestion du parc automobile est un document écrit qui établit les droits et les obligations du conducteur. Pourtant, près de la moitié des entreprises de moins de 100 travailleurs n'en possèderaient pas. Des conventions solides en matière de voiture de société évitent les contestations ultérieures, notamment sur des dépassements de coûts liés à l’utilisation du véhicule.

Bien entendu, votre politique de gestion du parc automobile ne devra pas être contraire à votre règlement de travail, mais n’en fera pas partie non plus. Vous pourrez ainsi plus facilement la modifier

Que contient une bonne politique de gestion du parc automobile ?

C’est évident, il faut définir la personne à qui le véhicule est attribué et qui peut le conduire, ainsi qu'indiquer les caractéristiques du véhicule. La responsabilité du conducteur doit être soulevée. Que se passe-t-il, par exemple, en cas de contravention, d'accident ou de vol du véhicule ?

Également important : des conventions claires à propos de qui assure quoi. Un travailleur peut éventuellement prendre des assurances complémentaires pour son véhicule. Le régime des franchises mérite également que l'on s'y attarde. Au travailleur de rester honnête quant à ses capacités à conduire, que ce soit en début de contrat ou tout au long de celui-ci. Il informera son employeur le jour où il est pris en flagrant délit de conduite sous influence.

Qu'en est-il des frais de carburant ?

 Là aussi, il est préférable de se mettre clairement d'accord sur qui paie quoi. La question de l'usage privé du véhicule, notamment, doit être réglée. L’avantage de toute nature y est lié, les implications fiscales sont conséquentes pour le travailleur. En particulier depuis les réformes fiscales de 2012, qui ont sensiblement augmenté le coût de l'usage privé des voitures de société.

Le choix du véhicule

 Un thème qui a gagné en importance ces dernières années en matière de politique de gestion du parc automobile, c'est le processus de choix du véhicule. Globalement, trois systèmes déterminent le choix de véhicule : le budget, la short list ou le « user chooser ».

Auparavant, le choix de véhicule était une composante principalement budgétaire. Mais aujourd'hui, de nombreux autres facteurs jouent un rôle et ont souvent plus de poids que le prix catalogue du véhicule et de ses options. C'est la raison pour laquelle la short list (sur laquelle figurent entre 2 et 5 modèles) gagne en popularité. Le principe du « user chooser » est souvent appliqué auprès des directions, mais il reste utilisé aux échelons inférieurs de nombreuses entreprises. Et ce, alors que plus de la moitié d’entre elles déclarent vouloir limiter le libre choix. Plus le nombre de fournisseurs potentiels est limité, plus vous aurez de pouvoir à la table des négociations. En outre, vous éviterez les réactions envieuses de ceux qui doivent se contenter d'une plus petite voiture. Autrement dit, il est conseillé de bien préciser le processus de choix du véhicule.

L'équilibre entre les intérêts de l'entreprise et ceux de vos collaborateurs sera idéalement préservé. Un travailleur considère toujours une voiture de société comme un important facteur de motivation. Mais une offre trop restreinte peut miner sa motivation. En liant l'avantage de toute nature aux émissions de CO2, les intérêts de l'employeur et du travailleur se retrouvent à un niveau plus équitable.

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