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15.07.2019

La « nouvelle » société anonyme à la loupe

Le Code des sociétés et des associations a été revu de fond en comble. Si la SA a survécu à la réforme, elle a tout de même subi un sérieux lifting. Voici les principaux changements...

Après un long parcours législatif, la grande refonte du droit des sociétés et des associations est entrée en vigueur le 1er mai dernier. Une véritable révolution visant à moderniser et à simplifier le fonctionnement de la vie économique en Belgique. C’est la réduction du nombre de formes juridiques de sociétés qui a tenu le haut du pavé en passant d’une vingtaine à seulement six. Une cure d’amaigrissement à laquelle a résisté la société anonyme. Mais celle qui reste le « véhicule » juridique de référence pour les grandes sociétés et les entreprises cotées n’a pas échappé à de multiples changements…

Les intentions ? Simplification et flexibilité…

Cette volonté est d’abord visible dans la modification des modalités de création, puisque désormais un seul actionnaire suffit pour fonder une SA. Autre allègement ? La possibilité de nommer un seul administrateur à la tête de l’entreprise, contre un minimum de trois (ou deux, dans le cas de seulement deux actionnaires) auparavant.

C’est l’ensemble de la gouvernance de la SA qui a été revue pour rendre son fonctionnement plus aisé. On notera ainsi les trois modèles de gestion possibles : l’approche avec un seul administrateur, un système moniste avec uniquement un conseil d’administration (solution par défaut) ou encore la version dualiste. Cette dernière est alors constituée par deux organes ayant chacun des missions spécifiquement attribuées par la loi : un conseil de surveillance et un conseil de direction. Soulignons que dans cette gestion bicéphale, les doubles mandats sont désormais interdits…

Toujours dans une démarche de simplification, le rachat d’actions propres est rendu plus aisé, puisque le plafond limitant à un maximum de 20 % a été supprimé. Mais l’opération demeure inscrite dans un cadre de règles strictes afin de veiller à l’égalité de traitement des actionnaires et pour garantir la transparence au moment d’une éventuelle revente des actions.

Plus de liberté !

C’est l’un des grands changements portés par la réforme : la possibilité de déroger au principe « une action, une voix ». Même s’il reste la règle par défaut, les entreprises non cotées peuvent désormais choisir d’émettre des actions sans droit de vote ou à l’inverse avec un droit de vote multiple (sans limite). Voire des actions avec un droit de vote lié à des situations spécifiques ou « préférentiel » dans le cadre, par exemple, d’une augmentation de capital. Autrement dit ? Une importante marge de manœuvre… Mais il faudra procéder à une modification des statuts et obtenir 75 % des voix pour mettre ce mécanisme en place.

Du côté des SA cotées en bourse, les options sont moindres. Les actions peuvent toutefois être émises avec un double droit de vote. Mais à condition que celles-ci soient nominatives, entièrement libérées et détenues par le même actionnaire au moins depuis deux ans. En cas de transfert, ce deuxième droit de vote s’évapore (sauf exception : transferts familiaux et intragroupes). Une majorité des 2/3 est requise pour mettre en place ce système… qui, selon les experts, pourrait inciter les entreprises étrangères à demander une cotation sur Euronext Bruxelles. 

La responsabilité des administrateurs ? Plus limitée…

Entre autres pour rendre la Belgique plus attractive aux yeux des hauts profils étrangers, le législateur a prévu l’allègement de la responsabilité des administrateurs. Un plafond est désormais mis à cette responsabilité, , tant vis-à-vis de la société que des tiers et quel que soit le fondement de l’action (contractuel ou extracontractuel). Celui-ci varie en fonction de la taille de l’entreprise : jusqu’à 250.000 euros pour les « petites » structures et au maximum 12 millions d’euros pour les grandes. Des limites qui portent des exceptions… Par exemple ? En cas de fautes légères présentant dans le chef de l’auteur un caractère habituel, de faute grave, d’intention  frauduleuse ou à dessein de nuire, de dettes fiscales et sociales, ou de fraude fiscale grave.

Siège statutaire : moins d’incertitudes

La Belgique adopte désormais le siège statutaire comme élément de définition de la nationalité de l’entreprise. C’est donc bien le siège social repris dans les statuts — et non plus celui du lieu d’installation de la principale unité selon la théorie du « siège réel » — qui détermine désormais le droit applicable à l’entreprise. L’objectif ? Permettre aux sociétés belges, disposant d’une entité opérationnelle à l’étranger, « d’emporter » avec elles la législation belge. L’inverse est évidemment vrai… Les sociétés étrangères tomberont sous le coup de leur propre réglementation. Cette nouvelle approche clarifie les choses, car, auparavant, il n’était pas toujours évident d’identifier le siège opérationnel réel. Une sécurité juridique accrue qui devrait également rassurer les entreprises, notamment lors du transfert d’un pays à l’autre. Rappelons qu’en matière fiscale, la théorie du « siège réel » reste de mise…

La transition est en cours…

Ce nouveau cadre légal est donc d’application depuis le 1er mai 2019 pour la constitution de toute nouvelle société ou association. Pour toutes les entreprises déjà existantes, la date à retenir est le 1er janvier 2020 (sauf si elles font usage de leur « opt-in » avant cette date), puisque certaines règles de la réforme leur seront applicables à partir de la prochaine année. Notons qu’une période transitoire a été prévue — entre 2020 et 2023 — pour permettre à toutes structures existantes de revoir leurs statuts et leur forme juridique. Certaines situations exigeront également l’adaptation des conventions d’actionnaires ou de management. Une actualisation qui devra être réalisée au plus tard le 1er janvier 2024. Un délai qui peut s’avérer utile pour mener une réflexion profonde sur les nouveaux habits juridiques de l’entreprise…

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09.04.2019

Feu vert pour le nouveau droit des sociétés et associations

À partir du 1er mai 2019, un nouveau cadre légal s’appliquera aux sociétés et associations belges.

Le 28 février, la Chambre des représentants a approuvé le projet de loi introduisant le nouveau Code des sociétés et des associations. Son but ? Moderniser le cadre juridique actuel, coller davantage au terrain et permettre aux entreprises belges de mieux rivaliser avec leurs consœurs européennes.  

Qu’est-ce que cela implique concrètement ?

Le nouveau cadre légal s’appliquera dès le 1er mai 2019 à toutes les sociétés et associations nouvellement constituées, et à partir du 1er janvier 2020 à toutes les sociétés et associations existantes (sauf si elles font usage de leur 'opt-in' avant cette date). La plage de conversion principale se situera sans doute entre 2020 et 2023. Au cours de cette période, toutes les sociétés et associations existantes devront revoir leurs statuts et leur forme juridique.

Un retard sans conséquence

La nouvelle législation aurait dû entrer en vigueur le 1er janvier 2019, mais l’approbation du projet de loi a pris du retard en raison des événements politiques des derniers mois (suite à une motion de défiance écolo-socialiste, le Premier ministre a présenté la démission du gouvernement le 18 décembre 2018, ndlr). Cette nouvelle loi a, à présent, été approuvée par la Chambre, mais elle n’a pas encore été publiée au Moniteur. Il faut aussi attendre les arrêtés d’exécution. Quoi qu’il en soit, la réforme deviendra effective au 1er mai de cette année.

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23.08.2016

Union des marchés des capitaux : il n'est pas question de nous, mais de vous

Comment harmoniser les marchés des capitaux et la réglementation en Europe ? Petra De Deyne, Regulatory Affairs Manager for Global Markets chez BNP Paribas, présente la nouvelle initiative de la Commission européenne visant à construire un marché unique pour l'ensemble des 28 États membres de l'Union.

Après la crise de 2007-2008, la stabilité financière était devenue la première priorité pour la Commission européenne. Afin de rétablir cette stabilité, il a fallu renforcer la résilience des banques et contenir le risque systémique sur les marchés, ce qui a poussé Bruxelles à produire ce fameux « tsunami » de réglementations. Aujourd'hui, la plus grande partie du travail destiné à restaurer la stabilité des banques a été réalisée, et la législation en la matière a été mise en œuvre ou le sera prochainement.

La croissance comme priorité

Le prochain point figurant sur la liste des tâches de la Commission européenne est désormais la croissance. À cet effet, les entreprises ont besoin d'étendre leurs activités, d'investir et de se développer. Historiquement, les entreprises dépendent étroitement des crédits bancaires lorsqu'elles veulent se développer. Cependant, compte tenu des exigences en matière de capitaux et de liquidités imposées par la réglementation bancaire, certaines banques ont désormais du mal à jouer leur rôle de prêteur traditionnel. De grandes entreprises, face à l'assèchement de leurs canaux de financement bancaires, se sont donc tournées vers les marchés des capitaux, sans toujours y trouver des conditions de crédit favorables ni des investisseurs intéressés. Pour certaines entreprises de taille plus modeste, accéder à un financement est tout simplement devenu impossible. Une étude réalisée en 2014 par la BCE et la Commission européenne sur l'accès au financement des entreprises (étude SAFE) a révélé que 35 % des PME n'ont pas obtenu la totalité du financement qu'elles ont demandé à leurs banques en 2013.

Aux États-Unis, les entreprises tirent environ trois quarts de leur financement directement des marchés des capitaux, et ne s'appuient que dans une moindre mesure sur le crédit bancaire. En Europe, c'est l'inverse. L'Europe s'est donc demandé si elle pourrait créer un contexte de financement qui ressemblerait à celui des États-Unis. Cela impliquerait que les acteurs qui ont besoin de financement puissent rencontrer directement ceux qui disposent de fonds à investir. La dépendance de l'économie réelle aux banques s'en trouverait réduite, ce qui contribuerait encore à la stabilité financière. Néanmoins, il faudrait dans pareil cas avoir un marché européen des capitaux qui soit harmonisé et bien intégré. C'est là qu'intervient l'initiative de la Commission européenne : construire une union des marchés des capitaux.

Qu'est-ce que l'UMC ? En résumé, il s'agit d'un projet visant à créer un marché unique pour l'ensemble des 28 États membres de l'Union européenne sur lequel, d'une part, les choix de financement pour les entreprises ne se limiteront pas aux crédits bancaires et, d'autre part, les opportunités d'investissement ainsi que la base des investisseurs seront élargies.

En quoi consiste le projet ?

Le « plan » publié par la Commission européenne en octobre 2015 fixe 4 objectifs clairs :

  1. Soutenir la création d'emplois et la croissance.
  2. Mieux connecter le financement avec des projets d'investissement à travers l'UE.
  3. Rendre le système financier plus stable.
  4. Approfondir l'intégration financière et accroître la concurrence.

Le plan définit aussi 5 domaines d'action prioritaires, avec plus de 30 initiatives différentes d'examens, évaluations, rapports, initiatives et propositions législatives, qui doivent tous intervenir entre maintenant et courant 2018.

La première priorité consiste à offrir davantage de possibilités de financement aux entreprises et PME d'Europe. On y trouve des initiatives soutenant le capital-risque et des formes de financement innovantes telles que le financement participatif (crowdfunding). L'UE réfléchit en outre à des manières de fournir aux investisseurs les informations nécessaires sur les PME, afin qu'ils puissent prendre des décisions d'investissement en toute connaissance de cause.

Deuxièmement, les investissements à long terme doivent être favorisés. Une des initiatives à cet effet tend à garantir que les exigences de capital pour les assureurs soient révisées afin de répondre plus efficacement à leurs besoins d'investissement. Des mesures veilleront également à promouvoir les investissements dans des projets d'infrastructure.

En troisième lieu, l'éventail de choix d'investissement doit être élargi pour les investisseurs aussi bien particuliers qu'institutionnels. Dans ce domaine, nous verrons entre autres des incitants destinés à stimuler l'épargne pension et les placements privés.

La quatrième priorité s'attache à augmenter la capacité qu'ont les banques d'intensifier leurs opérations de prêt. Cela peut sembler contradictoire vu que l'UMC a pour but de se départir du crédit traditionnel. Toutefois, pour bon nombre de PME, les banques resteront encore et toujours la première source de financement. L'Europe tient donc à s'assurer que les banques puissent lâcher davantage d'actifs de leur bilan afin de disposer d'une marge de manœuvre supplémentaire pour prêter.

Et en dernier lieu, l'UE veut abattre les obstacles qui entravent les investissements transfrontières entre les États membres. C'est un volet plutôt ambitieux qui nécessitera de s'attaquer à certaines questions fiscales, et qui aboutira à une forme d'harmonisation pour ce qui concerne les droits nationaux en matière d'insolvabilité et de valeurs mobilières.

Action immédiate

Parallèlement à la publication de son plan, la Commission européenne a émis quelques propositions législatives et trois consultations afin de lancer les actions à court terme et de mettre le train sur les rails.

La Commission européenne prend des mesures immédiates dans le domaine de la titrisation. Cela peut paraître une démarche controversée étant donné que certains considèrent toujours cette pratique comme la source de tous les maux. Il s'agit pourtant d'un outil essentiel au financement de l'économie, et la Commission lui accorde une grande importance. Afin de lancer le marché des titrisations, l'UE avance une proposition législative avec un objectif double :

  • Tout d'abord, rétablir la confiance. Un label de qualité est créé à cette fin : des titrisations « simples, transparentes et standardisées ». Toute titrisation « STS » devra ainsi satisfaire à plus de 20 normes différentes, pour aider les investisseurs à mieux comprendre ces produits et garantir leur qualité. Ensuite, elle incite les banques à redémarrer leurs activités en accordant à ces titrisations STS un meilleur traitement du capital par rapport à d'autres formes de titrisation.
  • À côté de cela, l'UE a publié une proposition d'adaptation des règles de Solvabilité II pour les assureurs, de sorte qu'ils doivent engager moins de capitaux lorsqu'ils investissent dans des projets d'infrastructure à long terme ou dans des fonds européens d'investissement à long terme (ELTIF).

Notons aussi que la Commission européenne s'intéresse aux obligations garanties. Il existe actuellement 26 cadres différents régissant les obligations garanties au sein de l'UE. C'est donc un domaine qui aurait assurément besoin d'un certain degré d'harmonisation. Bien que l'idée ne soit pas la création d'un cadre européen unique, la Commission cherche à promouvoir les meilleures pratiques, à renforcer la transparence et à éliminer les barrières des investissements transfrontières. Une consultation sur le capital-risque a également été organisée, de même qu'un appel à contributions sur l'effet cumulé des réformes financières.

Réduire les formalités

À moyen terme, une révision de la directive sur les prospectus est envisagée : un mouvement logique étant donné que l'UE voudrait attirer beaucoup plus d'entreprises directement sur les marchés des capitaux pour émettre de la dette. Rendre les prospectus moins chers et moins fastidieux pour les petits émetteurs d'une part, et plus conviviaux pour les investisseurs d'autre part, représenterait une aide bienvenue dans ce cadre.

Une autre initiative prend la forme d'un livre vert (à savoir un premier échange de vues général entre la CE et le secteur sur un sujet donné) sur les services financiers de détail. La Commission européenne explore ici des manières d'accroître la concurrence et de garantir que les consommateurs aient accès à une plus large gamme de services afin d'obtenir le meilleur accord possible lorsqu'il s'agit de prêts hypothécaires, de produits d'épargne, d'assurance, de comptes bancaires, etc.

À long terme, vers 2017/2018, d'autres mesures de soutien aux marchés de croissance des PME et aux placements privés sont attendues, de même que des projets pour un fonds de pension paneuropéen. Comme déjà mentionné précédemment, les dossiers relatifs à la retenue à la source et au droit d'insolvabilité seront aussi étudiés.

Avantages pour les entreprises

Au final, l'UMC poursuit assurément un programme exhaustif et ambitieux. Mais quels seront les véritables avantages pour les entreprises ? Ils sont potentiellement nombreux. Toutefois, nous estimons que la route vers une authentique UMC risque d'être longue. L'année 2019 semble extrêmement proche pour la réalisation de certains changements. Le rééquilibrage de l'intermédiation financière, par exemple, sera très certainement un processus organique graduel qui ira de pair avec des intérêts politiques, des développements dans les technologies financières, etc., plutôt qu'un bouleversement radical à un moment précis dans le temps.

Il faudra aussi un changement de mentalité et de comportement chez toutes les parties prenantes impliquées. Les effets d'une UMC pourraient être plus marqués pour les entreprises de certains pays avec des marchés des capitaux relativement petits. Dans ces pays, certaines initiatives pourraient se révéler particulièrement bénéfiques. Leurs marchés des capitaux domestiques ne sont généralement pas capables actuellement de répondre aux besoins de leurs grandes entreprises, forçant ces dernières à se tourner vers les marchés internationaux. L'UMC pourrait les faire revenir au pays tout en étendant leurs marchés.

Les avantages de l'UMC différeront selon les différents types de sociétés :

  • Les start-up recevront une attention spéciale, car leur caractère innovant et leur esprit d'entreprise sont essentiels au potentiel de croissance de l'Europe. À l'heure actuelle, les start-up peuvent faire appel au financement participatif, qui n'en est toutefois qu'à ses débuts, et on observe déjà quelques investissements par des investisseurs providentiels (business angels). Ces modes de financement restent cependant limités et confinés à l'échelle locale, et ils n'offriront pas toujours le financement nécessaire aux moments critiques de leur expansion. Les initiatives d'encouragement du capital-risque, par exemple, seront sans doute particulièrement profitables dans ce cadre.
  • Les petites entreprises luttant pour obtenir un financement bancaire, surtout dans les pays les plus durement touchés par la crise, pourront accéder à un financement plus large via la titrisation. L'impact pourrait être positif en particulier pour les PME, puisque l'effet secondaire visé serait que la titrisation permette aux banques d'augmenter leur capacité de prêt, en sachant que les prêts bancaires pour ce type d'entreprises resteront une source de financement très importante. Par ailleurs, la Commission européenne souhaite également une collaboration étroite avec les marchés de croissance des PME, une nouvelle sous-catégorie créée par la directive MiFID II afin de faciliter l'accès aux capitaux pour les PME, en vue de garantir que l'environnement réglementaire prévu pour ces marchés donne les résultats attendus.
  • Les moyennes et grandes entreprises qui ont déjà accès aux marchés des capitaux en ressentiront elles aussi les effets étant donné que l'UMC soutiendra les investisseurs désireux de placer des capitaux plus importants sur le marché. L'initiative visant à favoriser les placements privés, en s'appuyant sur des expériences concluantes telles que l'exemple allemand et sur la promotion d'initiatives émanant du marché, telle celle de l'ICMA sur le recours à des documents standardisés, pourrait être salutaire. Il sera aussi utile d'aborder les questions fiscales.

Un autre point important est le fait que la Commission européenne prévoit également de revoir le fonctionnement des marchés d'obligations d'entreprises de l'UE en se concentrant sur les moyens d'améliorer la liquidité du marché. Un marché secondaire performant sera déterminant pour l'efficacité des marchés primaires de la dette.

En résumé, l'union des marchés des capitaux est un projet de la Commission européenne qui est ambitieux mais compliqué. Ambitieux car il prétend réorganiser les canaux de financement traditionnels en Europe. Compliqué en raison de la profusion de questions à régler pour y parvenir et de la brève échéance. Le résultat devrait permettre aux entreprises de rencontrer des investisseurs sur un marché efficace, élargissant ainsi la gamme des possibilités offertes aux deux parties afin de contribuer à la croissance économique.

(Source : Focus Magazine CIB (pdf - en anglais uniquement)

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24.10.2016

Indemnité km pour l'utilisation d'un vélo électrique : exonération fiscale sous condition

Les travailleurs qui se rendent au travail à bicyclette peuvent bénéficier d'une indemnité vélo de maximum 0,22 EUR/km. En principe, cette réglementation s'applique également aux vélos électriques, à l'exception toutefois de certains modèles, tels que le speed pedelec.

Le vélo électrique a le vent en poupe : plus d'un quart des bicyclettes vendues sont de type électrique. Dans le même temps, nous sommes de plus en plus nombreux à venir travailler à vélo. L'employeur a la possibilité d'octroyer à son personnel une indemnité vélo exonérée d'impôts à concurrence de 0,22 EUR/km, pour autant qu'il s'agisse d'un vélo électrique « classique » :

  • dont la vitesse maximale est de 25 km/h ;
  • dont la puissance du moteur n'excède pas 250 Watt ;
  • à assistance électrique, le cycliste doit donc pédaler pour avancer (il ne doit pas s'agir d'un moteur autonome).

Les speed pedelecs, exclus de l'exonération fiscale

Cette réglementation avantageuse ne s'applique pas aux speed pedelecs, lesquels constituent en quelque sorte des vélos électriques « de formule 1 ». Ils peuvent en effet atteindre une vitesse de 45 km/h et requièrent, depuis le 1er octobre, le port d'un casque, la détention d'un permis de conduire et la prise d'une assurance.

Précisons toutefois que les navetteurs roulant à speed pedelec peuvent bénéficier d'une indemnité kilométrique de leur employeur, mais celle-ci sera considérée comme un revenu imposable. Le travailleur devra donc payer des cotisations ONSS ainsi que le précompte professionnel. Cette règle connaît cependant une exception lorsque les collaborateurs optent pour une déduction forfaitaire de leurs frais professionnels. Ils ont alors droit à une exonération fiscale de maximum 380 EUR.

Quid des vélos mis à disposition par l'employeur ?

L'employeur peut également mettre des vélos à la disposition de son personnel. Tous les frais qui en découlent, comme les frais d'entretien, sont exonérés d'impôts, à condition que le collaborateur s'en serve réellement pour parcourir ses trajets domicile-lieu de travail (mais il est aussi autorisé à effectuer des déplacements strictement privés). Cette réglementation s'applique uniquement aux vélos électriques classiques. Les speed pedelecs ne permettent (à nouveau) pas de bénéficier de cette exonération fiscale.

(Source : Partena)
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20.01.2017

Bibliothèque de New York : une nouvelle stratégie définie par les collaborateurs

Face aux évolutions numériques, la bibliothèque de New York devait se moderniser. Une transformation imaginée par les collaborateurs, répartis en ‘communities’ afin d’élaborer une stratégie. Une belle réussite !

18 millions de visiteurs par an et un budget de 300 millions de dollars. Ces chiffres font de la bibliothèque de New York l'une des plus grandes bibliothèques au monde. Son public est très éclectique : parents, enfants, immigrants, écrivains, chercheurs, touristes, etc. Au cours de ces dernières années, les responsables ont réalisé qu'il était grand temps de moderniser cet illustre institut. Comment fallait-il s’y prendre ?

La Harvard Business Review a émis l’idée d’offrir au personnel — quelque 2 500 personnes — la possibilité de contribuer à l’avènement de la nouvelle institution en les faisant participer aux discussions stratégiques avec les hauts responsables. Impliquer le personnel dans le processus de modernisation permettrait de créer un projet solide dont découleraient des changements parfaitement acceptés par tous et donc plus faciles à mettre en œuvre.

L'idée de travailler avec des « innovation communities » n'est pas neuve. Elle a déjà fait ses preuves auprès du géant de l'électronique américain Best Buy, de l'hôpital pour enfants de Boston et de la compagnie pharmaceutique japonaise Eisai.

Travail d’équipe

Comment la bibliothèque publique de New York a-t-elle procédé concrètement ? Tout d'abord, la direction a mis sur pied 3 ‘innovation communities’. Chacune était chargée de se concentrer sur une thématique bien définie : la circulation des ouvrages, l’offre et le référencement. Ensuite, chaque équipe a été subdivisée en 3 cercles. Le 1er cercle se composait de 5 à 7 membres du personnel résidant dans l'un des quartiers desservis par la bibliothèque. L'objectif était que ceux-ci consacrent un jour par semaine pendant 6 mois à  la création et à l’expérimentation d'un nouveau modèle de gestion. Le 2e cercle était composé de quelque 50 ‘testeurs’ chargés d'expérimenter les solutions proposées. Pour terminer, le personnel dans son ensemble a été invité à faire partie du 3e cercle, baptisé les ‘conversationalists’, afin que chacun puisse apporter son expertise, ses idées et faire part de ses critiques.

Ces groupes ont bénéficié de l'aide d'experts internes, qui les ont assistés dans la réalisation de tâches qui leur étaient moins familières, comme la collecte de données, l'analyse environnementale ou la préparation de présentations pour la direction.

Espaces partagés

Différents types d'espaces ont servi de théâtre aux opérations : un espace virtuel, un espace physique et un espace temporaire. L'espace virtuel consistait en une plateforme de médias sociaux ouverte à tous les travailleurs, y compris à la direction. Les intervenants de tout niveau pouvaient ainsi communiquer de façon ouverte. Une salle de l’antenne de Manhattan a servi d’espace physique et a permis aux intervenants de se réunir afin d'élaborer des stratégies et d’échanger des idées. L'espace temporaire, à savoir la réunion, une fois par semaine, des 3 ‘communities’ permettait d’obtenir soutien et entraide.

Les 3 ‘communities’ ont eu un mois pour soumettre des propositions et les présenter aux hauts responsables. L'objectif était qu'elles proposent des solutions, qu'elles en identifient les avantages pour le public cible et qu'elles dressent une liste de 5 hypothèses pouvant être testées dans un délai de 6 mois. Chaque équipe a ainsi réussi à dégager deux ou trois propositions. Qu'il s'agisse de propositions et non de solutions bien définies a permis aux participants de jouir d'une grande liberté et d'oser réfléchir à voix haute, ce qui a favorisé l'éclosion d'idées novatrices. Le fait de devoir émettre des hypothèses pouvant être testées a également forcé les équipes à venir avec des propositions réfléchies et étayées par des données ayant fait l'objet de recherches.

Les propositions ont ensuite été retravaillées avec l'aide de la direction, des experts internes et du reste de la ‘community’ afin de les rendre plus concrètes, avant d'être approuvées. Ensuite, les équipes principales se sont activées pour poursuivre la mise en œuvre des solutions proposées et les tester.

Les résultats

Le changement apporté par l'équipe responsable de la circulation des ouvrages concernait le système de réservation. Auparavant, 23 millions de livres étaient en circulation, dont deux millions de réservations. La bibliothèque devait souvent transférer des ouvrages d'une antenne à l'autre. Les ‘innovation communities’ ont découvert que la bibliothèque de New York fonctionnait de façon moins efficace que les autres bibliothèques nord-américaines. Ils ont donc proposé une réduction du temps d’attente, des informations plus claires sur ce temps d’attente et un allègement de la charge de travail du personnel.

L'équipe vouée à l’offre a centré ses efforts sur l'amélioration de l'offre destinée à la jeunesse et aux jeunes adultes. Leurs recherches ont en effet démontré que ces catégories de population étaient deux fois et demie plus susceptibles d'utiliser les livres et autres supports dans l'enceinte de la bibliothèque que de les emprunter. L'ampleur de cette utilisation ‘sur place’ a surpris l'équipe et n'avait jamais été incluse dans le modèle de gestion de la bibliothèque auparavant. L'équipe en a donc conclu que la bibliothèque devait mieux répondre aux besoins de cette catégorie de population en mettant davantage de matériel à sa disposition. Il a été recommandé de laisser le soin aux bibliothécaires de déterminer de façon autonome de quel matériel il pouvait s'agir.

L'équipe chargée du référencement a fait une autre découverte surprenante : bien que le service en ligne de recherche et de référence était souvent utilisé, les clients réguliers ne consultaient presque jamais le service équivalent des autres antennes. Et lorsque les clients avaient des questions relatives à l'offre, le personnel n'avait souvent pas le temps de les aider. Pour remédier à cette situation, l'équipe a notamment créé un système de ‘recommandation’ d’ouvrages et de sources aux clients en fonction de leurs recherches en ligne.

Autres effets

Les ‘innovation communities’ ont suscité un véritable engouement parmi les membres du personnel. Ou comme l'a si bien dit l'un d'entre eux : « Nous avons entamé le processus avec le point de vue d'un travailleur et en sommes sortis en adoptant la perspective d'un dirigeant. » De nombreux membres du personnel se sont également montrés très enthousiastes à l’idée d’acquérir de nouvelles connaissances et aptitudes. Le projet a plus que jamais renforcé leur sentiment d'appartenance à leur lieu de travail.  

Les choses ont changé et pas seulement pour le personnel exécutif. Les hauts responsables ont aussi mieux compris comment la bibliothèque fonctionnait ‘sur le terrain’. Par ailleurs, ils ont pu se rendre compte de la capacité des travailleurs à trouver des solutions, à condition de leur laisser une certaine autonomie et de leur en offrir la possibilité, et ce, à un coût négligeable.

Tout ne s'est cependant pas déroulé sans accroc : difficultés pour certains de se familiariser avec les concepts et modèles de gestion ou avec les médias sociaux. Deux équipes ont également dépassé l'échéance des six mois.

Malgré ces petits bémols, l'expérience est une réussite. Le personnel a fait preuve d'un réel enthousiasme et a obtenu d'excellents résultats. La Harvard Business Review, qui a suivi le processus du début à la fin, a été étonnée par l'aspect social des ‘innovation communities’. Les membres du personnel ont tissé des liens de camaraderie nouveaux et forts, scellés par leur dévouement et leurs objectifs communs.

Conclusion

On évoque rarement l'intérêt de la ‘community’ lorsqu'on définit des stratégies, alors que c'est précisément cet aspect qui a été mis en lumière par l'étude de cas de la bibliothèque de New York. La Harvard Business Review affirme qu’il incombe, à présent, aux dirigeants de la bibliothèque de cultiver cet environnement social et ouvert de manière à faire naître, à cultiver et à mettre en œuvre des concepts novateurs.

(Source : Harvard Business Review)

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