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17.08.2018

Pourquoi la facturation électronique devient-elle incontournable ?

Depuis quelques années déjà, l’e-facture possède la même « valeur » que son équivalent papier. Mais la transition vers la numérisation totale du flux de facturation a tendance à s’accélérer car les entreprises y trouvent de nombreux avantages!

Même si la facturation électronique n’est pas obligatoire en Belgique, la digitalisation est en marche. Cette popularité se traduit dans les chiffres (de l’Agence pour la Simplification Administrative - ASA), puisqu’en 2016, 59 % des échanges étaient numériques, réalisant simultanément plus d’un milliard d’euros d’économies en charges administratives. En comparaison, notre pays plafonnait à 20 % de factures digitales en 2011. Depuis lors, de nombreux efforts ont été menés, notamment au niveau de la Commission européenne, afin d’atteindre l’objectif européen de 50 % de facturation électronique à l’horizon 2020. En Belgique, la plateforme www.efacturation.belgium.be a vu le jour depuis quelques années. Depuis 2017, les administrations fédérales montrent l’exemple en adoptant également la digitalisation. Cette année, c’était au tour des autorités bruxelloises de franchir le cap !

Réunir certaines conditions !

Pour être reconnue, une facture électronique doit être émise et reçue sous une forme « électronique », quel que soit le format informatique. En outre, les différentes directives européennes ont édifié 5 conditions pour encadrer les échanges entre les entreprises. Ainsi l’émetteur doit :

  • Obtenir l’accord préalable du client, avant l’envoi de la première facture ;
  • Pouvoir garantir l’authenticité (son identité) et l’intégrité du contenu (c’est-à-dire assurer que le document n’a pas subi de modification) ;
  • Reprendre toutes les mentions obligatoires, comme sur son équivalent papier ;
  • « Délivrer » (soit par e-mail, soit en téléchargement sur une plateforme web) effectivement la facture ;
  • Et, enfin, s’assurer de la lisibilité du document.

Précisons aussi que la facture digitale est valable tant pour les clients professionnels que pour les particuliers (à l’instar de ce que propose, par exemple, Apple).

Le 100 % numérique...

Dans ce contexte, envoyer sa facture papier par e-mail, après avoir scanné le document, peut être considéré comme une forme de numérisation. D’ailleurs, cette approche simplifiée a la cote auprès d’un grand nombre d’entreprises. Mais, pour être réellement avantageux, le concept de « facturation électronique » doit aller bien plus loin qu’un simple courrier électronique avec une annexe. En effet, l’expression consacre en réalité la dématérialisation totale du flux de facturation : de l’édition, sur base de la commande, au processus d’envoi, en passant par l’archivage, les procédures de rappel ou de recouvrement. On parle alors de facture automatisée « end-to-end » ou de facture électronique « pure ». Évidemment, en fonction de la solution informatique choisie, les fonctionnalités sont, plus ou moins, avancées. Du côté de la réception, même si cela dépend de l’approche du fournisseur (et éventuellement de la compatibilité de son système), l’e-facture a également tout son sens.

Des économies, mais bien plus encore !

  • Moins cher : c’est un atout majeur pour franchir le cap de la digitalisation. Selon l’ASA, une facture papier coûte en moyenne 4,44 €, alors que le prix de celle envoyée en pièce jointe d’un e-mail n’est que de 2,02 €. Ce montant diminue encore davantage pour du 100 % numérique : 1,20 €. On peut donc parler de 50 à 75 % d’économies ! Mais en adoptant cette approche digitale, vous encouragez aussi vos partenaires. Et ce n’est pas anodin, car la réception d’une facture papier représente un coût de 8,04 € contre seulement 2,27 € pour sa version électronique… Sans oublier le gain financier en matière d’archivage !
  • Plus simple et efficace : même si l’automatisation requiert toujours un temps de mise en œuvre, voire d’adaptation, les bénéfices sont rapidement visibles. Plus pratique, efficace et rapide : de la commande à l’archivage, tout le parcours de votre facture en quelques clics ! En supprimant la manipulation des documents, vous gagnez donc du temps, mais vous réduisez aussi le risque d’erreurs.
  • Des paiements plus rapides : ce qui n’est pas négligeable pour votre trésorerie. Mieux votre processus de facturation sera rôdé, plus vous augmentez vos chances d’être payé à temps. Mais, plus que cela, grâce à un système digital performant, vous pouvez bénéficier d’un suivi de vos paiements plus efficace, avec des rappels automatisés au moment opportun. Moins de soucis, contre plus d’efficacité !
  • Un pas vers davantage de durabilité : alors que plus d’un milliard de factures sont échangées chaque année en Belgique, la facture électronique est indéniablement plus durable et permet d’économiser à plusieurs niveaux, notamment en consommation de papier et de « déplacements » pour l’envoi. Même si on ne peut plus vraiment parler d’un atout en termes de notoriété, l’inverse — à savoir, continuer à utiliser des factures papier — pourrait être perçu négativement par vos partenaires.
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12.09.2018

Fonds de roulement. Bien plus qu’un simple terme de comptabilité

Le fonds de roulement, ou plus précisément le fonds de roulement net global, donne une indication sur la liquidité opérationnelle d’une entreprise. Et bien plus encore.

Mais qu’est-ce qui se cache derrière ce terme de comptabilité ? Un élément déterminant du succès d’une entreprise puisque celui-ci dépend en grande partie de la façon dont elle gère son besoin en fonds de roulement.

Différence entre fonds de roulement et besoin en fonds de roulement

En analyse financière, le fonds de roulement donne une indication sur la liquidité opérationnelle d’une entreprise. De celle-ci dépendent la gestion de l’entreprise mais aussi sa valeur et son accès au crédit bancaire. Le fonds de roulement se calcule comme suit :

Fonds propres et autres capitaux à long terme – actifs immobilisés

Si le résultat est positif, cela signifie que vous disposez de capitaux à long terme suffisants pour financer la chaîne de production. Si le résultat est négatif en revanche, c'est votre chaîne de production qui devra assurer le financement à long terme.

Dès lors, il devient également nécessaire de calculer votre besoin en fonds de roulement :

Actifs circulants (hors trésorerie) – passifs circulants (hors dettes financières)

Le résultat indiquera le montant dont votre entreprise a éventuellement besoin pour financer sa chaîne de production. Il peut être positif ou négatif :

  • Un résultat positif indique que les dettes commerciales de l'entreprise ne sont pas suffisantes pour couvrir ses actifs à court terme (hors actifs financiers). Elle pourra bien-sûr puiser dans son fonds de roulement. Mais si celui-ci s'avère insuffisant, elle aura besoin de ressources financières complémentaires à court terme pour financer son cycle d’exploitation.
  • Un résultat négatif indique que l’entreprise peut sans problèmes faire face à ses dettes à court terme. Il lui reste conseillé de (continuer à) réduire son besoin en fonds de roulement.

En bref, le fonds de roulement est un indicateur de la liquidité opérationnelle d’une entreprise, tandis que le besoin en fonds de roulement représente le montant dont une entreprise a besoin pour financer sa chaîne de production.

Cela revient à dire qu’une entreprise doit limiter autant que possible son besoin en fonds de roulement afin d’améliorer sa liquidité. Il s’agit là d’une nécessité vitale surtout en période économique difficile. Dans ce contexte, les clients ont en effet tendance à payer plus tard alors que vos stocks grossissent et que vos fournisseurs vous imposent des délais de paiement plus serrés. La part de fonds de roulement bloqué dans votre cycle d’exploitation ne fait que grossir alors même qu’il devient de plus en plus difficile de trouver des ressources financières complémentaires.

Conclusion

Optimaliser votre fonds de roulement ne doit pas seulement être une préoccupation à long terme. Vous pouvez, dès à présent, exploiter mieux ou davantage les liquidités se trouvant dans votre entreprise et plus précisément dans les processus d'achat, de production et de vente au sein même de votre cycle d'exploitation.

Votre fonds de roulement et votre besoin en fonds de roulement doivent être en parfaite adéquation. Structurellement, le besoin doit être inférieur au fonds de roulement et il est préférable de se ménager une certaine marge. En réalité, il n'existe toutefois aucune formule mathématique pour déterminer les montants idéaux. Ceux-ci dépendent notamment du secteur, de l'activité et du modèle d'entreprise.

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18.01.2016

Fonds de roulement et cycle d’exploitation

Le Cash Conversion Cycle est un excellent baromètre indiquant dans quelle mesure votre cycle d'exploitation accapare votre fonds de roulement. Il vous renseigne sur le nombre de jours pendant lesquels l’argent reste immobilisé dans votre processus d’exploitation.

Le calcul du Cash Conversion Cycle (CCC) se base sur :

  • le nombre de jours crédit-clients (DSO – Days Sales Outstanding) : le nombre moyen de jours pendant lesquels votre entreprise doit attendre le paiement après la livraison d’un produit ou d’un service ;
  • le nombre de jours de rotation des stocks (DIO – Days Inventory Outstanding) : en combien de jours en moyenne votre entreprise transforme ses stocks en ventes ;
  • le nombre de jours crédit-fournisseur (DPO – Days Payable Outstanding) : en combien de jours en moyenne votre entreprise parvient à payer ses fournisseurs.

Plus le cycle est court, moins longtemps le capital reste immobilisé dans le processus d’exploitation. Ce qui vous aide à faire face à vos obligations à court terme et à développer vos activités.

Schéma simplifié du CCC :

 

 

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18.01.2016

Vous voulez que ça roule ? Pensez fonds de roulement !

La notion de fonds de roulement est connue des chefs d'entreprise mais, souvent, le potentiel en reste sous exploité en dépit des profits tant financiers qu’ organisationnels.

La façon dont une entreprise aborde la question dépend évidemment de sa situation et de la branche dans laquelle elle travaille. En voici plusieurs conseils pratiques.

1. Analysez les processus opérationnels de votre entreprise

Première étape logique : analyser minutieusement votre besoin en fonds de roulement en étudiant ce qu'on appelle le cycle d'exploitation de votre entreprise ou, en anglais, son cash conversion cycle (CCC). Le but de l'exercice est de cartographier :

  • la gestion des paiements de vos clients
    Combien de temps faut-il pour que vos factures soient payées ? Pourquoi certaines factures restent-elles en souffrance ? Dans quelle mesure connaissez-vous la situation financière de vos clients ?
  • la gestion des paiements de vos fournisseurs
    De quel délai de paiement bénéficiez-vous ? Vous accorde-t-on une réduction lorsque vous payez rapidement ? Avez-vous recours au factoring ?
  • la gestion de votre production et de vos stocks
    Dans quelle mesure pouvez-vous réduire votre stock sans que la production n'en souffre ? Pouvez-vous raccourcir le délai de fabrication ? Vous diminueriez ainsi les en-cours de fabrication. Appliquez-vous la méthode du "just in time" (juste à temps) ou celle de l' "economic order quantity" (quantité optimale de commande) ?

L'étape suivante est d’identifier une marge de manœuvre potentielle, soit les points d’amélioration sur lesquels vous pourriez jouer pour raccourcir votre cycle d'exploitation (CCC). L'objectif est de réduire votre besoin en fonds de roulement et d'améliorer ainsi, en étant plus économe avec le capital disponible, le rendement de votre gestion.

2. Encaissez plus vite, encaissez mieux

Bien suivre vos débiteurs, c’est essentiel. Des mesures relativement mineures et évidentes à la fois peuvent produire de grands effets. Voici quelques pistes à suivre :

  • Veillez à la qualité de vos factures. Une bonne facture est une facture dont le montant est correct, où la date ultime de paiement est précisée et qui arrive à temps chez vos clients.
  • Facturez plus régulièrement mais des montants moins importants et évitez autant que possible les factures récapitulatives.
  • Ne restez pas passif, suivez de près les factures impayées et cherchez à savoir pourquoi elles ne sont pas honorées. Est-ce dû à la situation financière du client ou y a-t-il d'autres facteurs en cause ? Un désaccord sur le montant facturé, des problèmes à la livraison ou à la vente donnent souvent lieu à des retards de paiement ou à un impayé. En coordonnant mieux le volet administratif et la prestation de service, vous faites coup double : clients plus satisfaits et factures moins contestées.
  • Des solutions comme le factoring et la domiciliation de factures constituent des pistes particulièrement intéressantes. Vous encaissez vos factures plus rapidement sans mettre la pression sur vos clients ni sur les délais de paiement, deux points délicats dans une relation commerciale.

Se faire une idée claire de la situation
Sans une vue d'ensemble de vos comptes ici et à l'étranger ainsi que des paiements entrants et sortants, la gestion de votre fonds de roulement est presque mission impossible. Il vous faut donc des informations claires et disponibles en permanence, ainsi qu'un système de suivi. Pour vous aider, différentes solutions s'offrent à vous : banque à distance, accords avec vos partenaires financiers sur vos différents reportings, pilotage efficace de votre volet administratif et de votre comptabilité.

Autre piste intéressante, la centralisation de vos liquidités . Elle simplifie votre gestion et votre suivi. En plus, elle vous permet souvent d'optimaliser votre situation fiscale.

3. Exploitez votre crédit-fournisseur

Augmenter vos jours crédit-fournisseur en réglant systématiquement vos factures en retard semble être une opération bien anodine mais c'est tout le contraire. Car le fournisseur répercutera fort probablement ce retard de paiement sur le prix que vous paierez lors de vos livraisons suivantes. Il existe de meilleures solutions :

  • Voyez si vous pourriez payer plus vite et ce que vous y gagneriez ; dans la plupart des cas, un paiement rapide donne lieu à une belle ristourne.
  • Optez pour des solutions qui vous permettent de payer plus tard sans que votre fournisseur n’en ait à subir les conséquences. En recourant par exemple à des lignes de crédit ou au reverse factoring, il recevra via la banque une avance sur vos paiements.
  • Négociez avec votre fournisseur une prolongation de votre délai de paiement.

Se ménager une protection efficace
Optimiser votre fonds de roulement suppose entre autres de disposer rapidement de votre argent. Etre certain que vos clients paieront effectivement est encore un autre défi. Assurez-vous pour cela que votre entreprise inspire confiance à vos partenaires commerciaux. À cet effet, vous pouvez recourir au crédit documentaire sous ses différentes formes. En faisant intervenir des assureurs-crédits, vous vous couvrez de surcroît contre le risque d’impayés.

Il est un autre facteur important à considérer, surtout dans les opérations internationales, c’est le risque de change. Si vous savez quand vous serez payé, le montant exact que vous encaisserez variera encore selon le cours de change au moment du paiement. L'écart entre un cours de change favorable et un cours qui l'est moins peut avoir un effet non négligeable sur votre marge. Mieux vaut se couvrir contre d'éventuelles fluctuations.

4. Rentabilisez vos stocks au maximum

Ne sous-estimez pas non plus l'impact financier de votre gestion de stocks. Songeons aux factures qui restent en attente de paiement après une erreur ou un retard de livraison ou bien à un stock de produits trop important que vous aurez des difficultés à écouler. L'avantage de stocks importants est d'être toujours en mesure de livrer rapidement, mais cela bloque une grosse part de votre fonds de roulement. Quelques conseils :

  • Vérifiez régulièrement vos stocks et vos prix, de préférence à l'aide d'un logiciel comme Enterprise Resource Planning (ERP) ou une application Internet en lien direct vers les parties tierces.
  • Avec un système informatisé et automatisé de gestion de stocks, vous garderez une bonne vue d'ensemble de vos produits. Lesquels sont faciles ou lents à écouler ? Vous pourrez ainsi adapter vos stocks en conséquence.
  • Prenez constamment le pouls du marché pour pouvoir estimer correctement la demande et éviter ainsi des ruptures ou des surplus de stocks.
  • Vous pouvez aussi carrément changer d'optique et confier la gestion de vos stocks à une entreprise de logistique.
  • Ou financer vos stocks afin de pouvoir utiliser vos liquidités à d'autres fins.
  • Pensez aussi à vous couvrir contre les fluctuations du cours des matières premières pour assurer votre marge.

Exercice d'équilibre
Optimaliser votre fonds de roulement et, par conséquent, votre besoin en fonds de roulement est donc un exercice d'équilibre entre la gestion de vos débiteurs, la gestion de vos créanciers et la gestion de vos stocks. Un défi de taille, mais incontournable si vous voulez augmenter votre capacité financière et avoir une longueur d'avance sur vos concurrents. Le message est donc : rentabilisez votre fonds de roulement !

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08.02.2016

Comment la banque évalue-t-elle une demande de crédit ?

Pour prendre une décision de crédit en votre faveur, la banque doit croire en vous et en votre projet.

Vous voulez financer un projet d'investissement ou combler un déficit de trésorerie temporaire ? Un crédit peut être la solution, encore faut-il que votre demande soit acceptée par la banque. Dans l'évaluation d'un dossier de crédit, voici cinq facteurs qui jouent un rôle important :

1. La banque doit croire en vous et en votre business plan

La banque veut pouvoir clairement évaluer le risque de non-remboursement des crédits actuels et futurs. Elle veut donc connaître la politique générale de l'entreprise et plus précisément les éléments qui assurent son avenir ou qui au contraire pourraient la mettre en péril.

La plupart des banques expriment le profil de risque d’une entreprise sous la forme d'un rating. Il s'agit de modèles statistiques internes, ils tiennent compte :

  • d'éléments qualitatifs : l'expérience des gérants et de la direction – en raison du rôle essentiel qu’ils jouent au sein de l'entreprise -, la qualité de gestion des activités (ex. production bien organisée, comptabilité correcte, régularité des contrôles...), la diversification de la clientèle, des produits et services, ainsi que celle des fournisseurs...
  • d'éléments quantitatifs : liquidité, solvabilité et rentabilité du preneur de crédit, utilisation des lignes de crédit existantes...

Comment satisfaire à ces exigences, très concrètement?

  • En présentant votre entreprise en détails. Le but est que votre chargé de relation ait un aperçu clair des activités de l'entreprise, des risques associés et des possibilités de limiter ceux-ci. Soyez le plus complet possible. Les informations complémentaires que votre chargé de relation devrait vous réclamer dans un second temps ne feront que ralentir le processus de décision.
  • En supportant vous-même une partie du risque. Cette partie sera proportionnelle au crédit demandé. Si vous financez vous-même une partie du projet, les efforts financiers ainsi que les risques seront mieux répartis entre la banque et vous. De plus, c’est la meilleure preuve que vous croyez en votre entreprise et en votre projet. Votre demande n'en sera que plus crédible. En matière d’apport personnel, il n'existe pas de formule "clé sur porte". Mais plus le niveau de risque est considéré comme élevé par la banque, plus votre apport personnel devrait être important.

Surtout s'il s'agit d'une nouvelle relation qui se nourrit d’un climat de confiance réciproque. L'élément de confiance reste d’ailleurs essentiel, même une fois que la relation est bien établie !

2. La finalité du crédit doit être claire

La banque s’attend à ce que vous explicitiez bien le motif du crédit : à quoi allez-vous en affecter les montants ?

Comment satisfaire concrètement à ces exigences ?

  • Non seulement en précisant les motifs et les avantages du projet d'investissement, mais aussi en décrivant les risques qu'il comprend ainsi que l'impact qu'il aura sur la gestion de l'entreprise.
  • En indiquant pour quand vous avez besoin de la réponse de la banque ainsi que des fonds.

3. Vous devez disposer d'une capacité de remboursement suffisante

La banque veut pouvoir évaluer la capacité de remboursement future de votre entreprise, tant sur la base de vos activités existantes que sur celles de vos nouvelles activités à développer.

Pour les activités existantes, elle s’appuiera sur les résultats engrangés dans le passé. Étaient-ils stables ou volatils ? L'évaluation de la capacité de remboursement provenant des futures activités à développer - qui repose donc sur des prévisions - est naturellement nettement plus délicate. La banque examinera vos prévisions avec le plus grand soin.

Comment satisfaire concrètement à ces exigences ?

  • En étayant bien vos prévisions : comment réaliserez-vous les chiffres estimés ? Qui fera quoi ?
  • En tablant non seulement sur des scénarios positifs, mais en vous réservant également un "plan d'urgence". Que pouvez-vous faire et que ferez-vous si des difficultés inattendues surviennent ?

4. Les garanties ou sûretés réelles offertes doivent permettre de limiter les risques

La banque exige généralement des sûretés et des garanties afin de réduire le risque qu'elle court, et donc ses pertes si jamais vous n’étiez plus en mesure de rembourser le crédit. Les sûretés et les garanties les plus courantes sont les hypothèques d’un bien immobilier ou les mises en gage d'actifs, tels les stocks et/ou les créances.

Néanmoins, la constitution d'une sûreté réelle ne suffit pas en soi à se voir accorder un crédit. Ce sont surtout l'apport personnel et la capacité de remboursement qui feront pencher la balance.

Comment satisfaire concrètement à ces exigences ?

  • En permettant à votre banque d’être parmi les créanciers privilégiés des biens qu'elle contribue à financer. En cas de faillite et de liquidation, celle-ci dispose d'une priorité de paiement sur les autres créanciers. Vous évitez donc que le produit du bien financé ne revienne à des créanciers n'ayant pas participé au financement. Sans compter que la réalisation forcée de la vente des biens faisant l’objet de garantie ou de sûretés ne rapporte pas toujours suffisamment pour rembourser les montants de crédit en souffrance et les intérêts dus.
  • En fournissant des informations sur la répartition, entre vos différentes banques, de vos crédits et de vos sûretés (rang des inscriptions hypothécaires).

5. La relation opérationnelle doit être solide

Il est logique que la banque qui vous octroie le crédit veuille également que vos flux de liquidités passent par ses comptes - lesquels sont nécessaires au remboursement du crédit. La banque pourra dès lors étendre sa relation à une relation opérationnelle à part entière, critère devenu indispensable depuis la nouvelle réglementation Bâle III. Selon la nouvelle directive, la banque doit en effet disposer de suffisamment de liquidités pour pouvoir continuer à octroyer des crédits.

Comment satisfaire concrètement à ces exigences ?

  • En confiant à votre banque une partie de vos flux financiers entrants et sortants (float) - ainsi que les avoirs susceptibles d'en découler -, proportionnellement au montant du crédit accordé et ce, pour toute la durée du crédit.
  • En expliquant avec transparence l'organisation de vos flux financiers entrants et sortants - tant en Belgique qu'à l'étranger - et l'affectation prévue de vos excédents ou avoirs éventuels.
Le message est donc de bien préparer et documenter votre demande de crédit. Avec ouverture et transparence. Tant votre entreprise que la banque ont tout intérêt à ce que le dossier soit évalué sur base de données réalistes, ce afin d'éviter tout problème éventuel de remboursement.

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