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28.03.2016

Qui lance des marchés publics ?

Des chaînes publiques de radio-télévision aux services postaux : dans notre pays, les pouvoirs adjudicateurs sont aussi multiples que variés.

Les entités qui relèvent de la réglementation belge relative aux marchés publics – les « pouvoirs adjudicateurs » – sont particulièrement diverses. Notre structure étatique complexe, avec ses nombreux niveaux de pouvoir, n'y est certainement pas étrangère.

Par ailleurs, le nombre de pouvoirs adjudicateurs ne cesse d'augmenter. Depuis la modification législative du 1er juillet 2013, les établissements scolaires, hôpitaux et organismes du secteur social doivent également appliquer les procédures spécifiques aux marchés publics. Soit autant de nouveaux débouchés pour votre entreprise !

Qui sont les pouvoirs adjudicateurs ?

  • La structure fédérale belge
    • L'autorité fédérale : les différents services publics fédéraux, la Défense nationale, les organismes d'intérêt public, la sécurité sociale et les entreprises publiques telles que bpost ou Belgacom.
    • Les trois Régions : les organes politiques respectifs de la Région wallonne, la Région flamande et la Région de Bruxelles-Capitale ainsi que les sociétés de logement et de transport (entre autres).
    • Les trois Communautés : les administrations de la Fédération Wallonie-Bruxelles, de la Communauté flamande et de la Communauté germanophone, les médias, les institutions culturelles, les aéroports régionaux, etc.
  • Les pouvoirs locaux
    • Les 10 provinces : les organes administratifs et politiques au niveau provincial ainsi que les sociétés de développement provincial et les établissements scolaires (entre autres).
    • Les 589 communes : les administrations communales, les intercommunales, les zones de secours, les zones de police, etc.
  • Le secteur non marchand
    Il se compose de personnes morales de nature non commerciale ni industrielle qui ont été constituées afin de répondre à des besoins d'intérêt général. Pour entrer dans le champ d'application de la loi, elles doivent dépendre au moins à 50 % de fonds publics ou être sous le contrôle ou la surveillance des pouvoirs publics. En pratique, il s'agit essentiellement :
    • d’écoles, hautes écoles et universités de tous les réseaux d'enseignement (officiel, officiel subventionné et libre) ;
    • d’hôpitaux et autres organismes du secteur social tels que les institutions de soins ou les ASBL qui proposent des formations.
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28.03.2016

Comment se déroule une procédure de marché public ?

Les marchés publics étant financés avec l'argent du contribuable, ils font l'objet d'un cadre réglementaire particulièrement strict.

Un marché public est un contrat que conclut un service public ou une organisation du secteur non marchand avec un ou plusieurs acteur(s) économique(s) afin de répondre à ses besoins en échange d’une rémunération. Des règles précises et des principes de base encadrent cette procédure ; ils portent sur la description, la publication et l'attribution des marchés publics.

Si votre entreprise souhaite se lancer dans cette aventure, il est préférable d’en connaître les règles du jeu, lesquelles s'avèrent souvent complexes. En voici les principaux points :

Différents types de marchés publics

Les marchés publics se répartissent en 3 grandes catégories, qui peuvent être combinées sous certaines conditions :

Livraison de biens


Appartiennent à cette catégorie tous les biens meubles dont a besoin un pouvoir adjudicateur pour assurer son fonctionnement – cela s'étend des post-it aux hélicoptères de combat. Il peut s’agir d’un achat, d’une location, d’une location-vente ou d’un leasing. Le placement ou l'installation des biens livrés fait également partie du marché public.

Services


Ce type de marché recouvre les services à la fois matériels (tels que l'entretien, les travaux de nettoyage, la petite restauration ou le transport) et immatériels (tels les services financiers, la consultance, les avis juridiques, le support technique ou les formations).

Une prestation de services va souvent de pair avec une livraison de biens, surtout si le coût des services est supérieur à celui des biens. Citons à titre d'exemple le cas d'une entreprise ICT qui fournit les logiciels et doit également assurer, à des centaines d'utilisateurs, support et formation.

Travaux


Cette catégorie englobe la conception et l'exécution de travaux d'architecture et de génie civil (entre autres) pour un donneur d'ordre public. Il peut s'agir de viabiliser des terrains ou de réaliser des travaux d'infrastructure de grande ampleur tels que des autoroutes, des ponts ou des écluses.
Bon à savoir : seuls des entrepreneurs agréés entrent en ligne de compte pour ce type de marché public.

Règles et principes à respecter par les pouvoirs publics

Les pouvoirs adjudicateurs utilisent l'argent du contribuable : il est de leur responsabilité de le gérer et de l’investir le plus efficacement possible. Les marchés publics sont de ce fait soumis à des règles strictes, décrites dans plusieurs lois et arrêtés royaux.

Level Playing Field

En résumé, cette loi impose aux pouvoirs adjudicateurs de pourvoir à leurs besoins de la manière la plus économique possible. Ils disposent à cet effet de toute une série de procédures dont le but est de réduire le montant de la facture en faisant jouer la concurrence de façon optimale.

Bien entendu, il ne peut être véritablement question de concurrence que si tous les candidats se battent à armes égales. C'est la raison pour laquelle tout pouvoir adjudicateur lançant un marché public est tenu de suivre 3 principes de base :

  • le marché doit être accessible à tous (certaines procédures peuvent toutefois déroger à ce principe) ;
  • tous les candidats doivent recevoir les mêmes informations et être traités de la même manière ;
  • les procédures, les critères de sélection et les délais doivent être définis en toute transparence.

Pour cette même raison, les pouvoirs publics doivent prendre en considération toute offre qui satisfasse aux critères financiers, économiques et techniques repris dans le cahier des charges et qui respecte les conditions de forme.

Qu'est-ce que cela implique concrètement ?

Afin de respecter ces principes de base, le pouvoir adjudicateur doit :

décrire clairement ses besoins

Au cours de la phase préparatoire, le pouvoir adjudicateur définit avec précision le besoin pour lequel il souhaite passer un marché public. Il obtient une estimation correcte de la valeur totale du marché et peut ainsi sélectionner la procédure la mieux adaptée.

Le cahier des charges qui doit être élaboré à ce stade décrit concrètement les prestations à réaliser. Durant cette phase le pouvoir adjudicateur décide aussi :

  • s’il lance ce marché seul ou avec d'autres organisations ;
  • s’il aménage d’éventuelles variantes ou options permettant aux candidats de s'écarter du cahier des charges dans des limites fixées ; 
  • s’il divise le marché en « lots ». Cette pratique est souvent utilisée dans le cadre de dossiers volumineux ou complexes, elle permet aux candidats de ne remettre offre que sur une partie du marché.

respecter les règles de publication

Une fois le cahier des charges rédigé, le pouvoir adjudicateur publie l’annonce du marché public dans les canaux prévus à cet effet :

  • si le montant total du marché dépasse 85 000 euros (hors TVA), il doit être publié dans le Bulletin des Adjudications ;
  • si la valeur totale du marché (hors TVA) excède les seuils suivants, il doit en plus être publié au Journal officiel de l'Union européenne : 
    • 5 186 000 euros pour des travaux ;
    • 207 000 euros pour des livraisons de biens et services.
      Ce seuil a été fixé à 414 000 euros pour les secteurs d'intérêt public (secteurs de l'eau, de l'énergie, des transports et des services postaux) et la Défense nationale, et à 134 000 euros pour les pouvoirs publics fédéraux.
  • Cette obligation de publication ne s'applique pas aux marchés d'un montant inférieur. En règle générale, le pouvoir adjudicateur publiera ces marchés sur son site Internet ou dans la presse spécialisée, ou les présentera lui-même à une sélection de fournisseurs potentiels.

Outre une description détaillée du marché, la publication précisera le délai de remise des offres ainsi que les critères de sélection et d'attribution.

sélectionner la meilleure offre

Après avoir reçu les offres, le pouvoir adjudicateur les analysera et les comparera attentivement. La loi lui impose de sélectionner l'« offre la plus économiquement avantageuse ». Le prix ou le rapport qualité-prix ainsi que d'autres facteurs sont pris en compte.

En étudiant votre offre, le pouvoir adjudicateur doit être convaincu que votre entreprise soit suffisamment solide sur le plan financier, organisationnel et logistique pour mener à bien le marché lancé. Bien entendu, l'offre sera également analysée suivant les critères d'adjudication définis dans le cadre du marché (faible émission de CO2, délai d'exécution le plus court, etc.).

La pondération s'effectue à l'aide d'un système de points ou d'une échelle de valeurs permettant au pouvoir adjudicateur de sélectionner le meilleur candidat en toute objectivité. 

éviter les conflits d'intérêts

 L'attribution d'un marché public doit avoir lieu de manière tout à fait impartiale. Au moindre soupçon de conflit d'intérêts – des membres de la famille qui travaillent pour l'un des candidats ou la présence de liens (financiers) avec un fournisseur potentiel, par exemple –, la personne responsable du marché doit se retirer.

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28.03.2016

Comment les marchés publics sont-ils attribués ?

Les procédures de marché public se répartissent en 2 grandes catégories :

  • La procédure ouverte : elle commence par la publication de l’annonce du marché public dans les canaux appropriés. Les entreprises intéressées peuvent remettre une offre et vient ensuite la phase unique d'évaluation : les offres sont analysées et directement après, le marché est attribué.

  • La procédure restreinte se déroule en 2 phases. Dans un premier temps, le pouvoir adjudicateur lance un appel d'offres aux entreprises afin qu'elles se portent candidates. Il en sélectionne ensuite quelques-unes parmi les intéressées (en général, au moins 5), qui – selon son analyse – présentent les meilleurs atouts pour mener à bien le marché proposé. Dans un second temps, il invite ces candidats à remettre une offre avant de procéder à la phase habituelle d'évaluation et d'attribution. 

Quelles sont les offres sélectionnées ?

En principe, le pouvoir adjudicateur doit prendre en considération toute offre remise, à condition qu'elle provienne d'une entreprise qui :

  • satisfait à toutes les exigences minimales en matière financière, économique et technique prévues dans le cadre du marché ;
  • ne se trouve pas en situation d'exclusion (faillite, arriéré fiscal ou en matière de sécurité sociale, etc.) ; et
  • remet une offre « régulière », c'est-à-dire qui respecte toutes les exigences de forme, répond au besoin décrit dans le cahier des charges et ne contient aucune réserve.

Le choix du candidat qui se verra confier le marché dépend de la méthode de sélection employée, également appelée « mode de passation » :

  • Dans le cadre d'une adjudication, l'attribution est faite purement et simplement sur base du prix : le candidat proposant le prix le plus bas remporte le marché.
     
  • Dans le cadre d'un appel d'offres, l'on utilise plusieurs critères de sélection, chacun ayant son importance, décrits dans le cahier des charges du marché (outre le prix, peuvent également être pris en compte ; l'impact environnemental, la rapidité d'exécution, le choix des matériaux, etc.). Le marché revient alors à l'offre qui obtient le meilleur score après pondération des critères.
     
  • Il est uniquement fait appel à la procédure négociée dans le cadre de marchés difficiles à budgétiser ou urgents. Elle s'applique uniquement aux cas prévus par la loi relative aux marchés publics.

    Cette procédure se déroule comme une adjudication, à ceci près qu'après avoir reçu les offres, le pouvoir adjudicateur invite un certain nombre de candidats (au moins 3) à venir négocier leur proposition. Ce n'est qu'après avoir affiné et adapté leur offre que l'attribution définitive a lieu.

    La « procédure négociée sans publicité » est également une solution possible. Dans ce cas, les négociations sont entamées directement, sans procéder à une sélection préalable.
     
  • Dans le cadre de marchés très importants ou complexes (en pratique, il s'agit souvent de partenariats entre secteurs privé et public), il est recommandé d'ouvrir une concertation collective. Le cas échéant, le pouvoir adjudicateur rencontre tous les candidats éventuels avant d'avoir terminé l'élaboration du cahier des charges.

    Dans un premier temps, il sélectionne plusieurs fournisseurs potentiels qu'il invite à prendre part au dialogue. Ensemble, ils mettront la meilleure solution au point pour répondre au besoin du pouvoir adjudicateur.

    Dès qu'un accord aura été trouvé, les candidats auront la possibilité de remettre une offre. L'attribution définitive se fera sur base des critères ad hoc fixés dans l'accord.

Procédures particulières

  • Une concession de travaux publics permet aux pouvoirs adjudicateurs de demander à une tierce partie d’exécuter un ouvrage, à ses frais, en contrepartie du droit de l’exploiter. La concession peut éventuellement être assortie du paiement d’un prix ou d’une redevance (construction et exploitation d'un parking sous-terrain ou d'un tunnel, par exemple).
  • Depuis le 1er juillet 2013, un pouvoir adjudicateur lançant un marché public relatif à des biens ou services destinés à un usage quotidien peut également organiser une vente aux enchères publiques par voie électronique (e-Auction). C'est une étape supplémentaire du processus d'attribution, qui vient après la réception des offres.
  • Il s'agit en réalité d'une « vente aux enchères inversées » dont le but est de réduire le prix au maximum. Les candidats ont ainsi l'occasion à une ou plusieurs reprise(s) de mettre une enchère inférieure à la précédente pour (une partie de) leur offre. C'est à celui qui a proposé le prix le plus bas que revient le marché.

Bon à savoir

Après avoir lancé une procédure, un pouvoir adjudicateur n'est pas tenu au bout du compte d'attribuer le marché. Il peut arriver qu'aucun candidat ne remplisse les conditions requises ou que toutes les offres dépassent le budget disponible. Dans ce cas, le pouvoir adjudicateur peut décider de ne pas attribuer le marché ou d'ouvrir une nouvelle procédure (éventuellement différente). Toutefois, il devra bien motiver sa décision.

Si le marché est divisé en lots, le pouvoir adjudicateur peut décider de n'en attribuer qu'une partie – à nouveau moyennant motivation. Les autres lots peuvent être abandonnés ou faire l'objet d'une nouvelle procédure.

Si le cahier des charges le mentionne explicitement, la durée du marché peut être prolongée à une ou plusieurs reprise(s). En d'autres termes, le même fournisseur continue de prester les mêmes services. Normalement, la durée complète du marché ne peut excéder 4 ans.

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28.03.2016

Marchés publics. Comment élaborer une offre correcte ?

La réponse à cette question est moins simple qu'il n'y paraît. En effet, élaborer une offre pour un marché public ne se limite pas à indiquer un prix, loin s'en faut. La pertinence de votre offre joue bien entendu un rôle essentiel, mais il est également tout aussi important de respecter les règles et procédures en vigueur. Comment vous y prendre ?

1. Assurez-vous que votre entreprise soit en mesure de mener à bien le marché lancé

Analysez la mission et le cahier des charges. Identifiez les critères déterminants aux yeux du pouvoir adjudicateur. Votre entreprise parvient-elle à faire la différence sur ces points ? Et surtout, est-elle suffisamment solide sur le plan financier, organisationnel et logistique pour accomplir cette tâche ?

Si vous n'êtes pas certain d'avoir toutes les chances de votre côté, mieux vaut sans doute ne pas investir du temps et de l'énergie dans l'élaboration d'une offre.

Vous décidez de tenter votre chance ? Veillez dans votre offre à démontrer clairement que votre entreprise présente toutes les qualités requises (sur le plan financier, technique, géographique, etc.). En général, le pouvoir adjudicateur vous en demandera la preuve, par exemple au moyen d'une déclaration bancaire ou via des références.

2. Soignez aussi les détails pratiques (procédure, conditions de forme, délais)

Dans le cadre d'un marché public, le respect de la procédure est essentiel. Et ce n’est pas une exagération : au moindre oubli, le marché risque de vous passer sous le nez ! Examinez avec attention la marche à suivre et rassemblez les informations et tous les documents requis par le pouvoir adjudicateur.

Soyez attentif à la structure et au contenu de votre réponse. Les conditions de forme sont particulièrement strictes, même si un nombre croissant de marchés publics passent dorénavant par des plates-formes électroniques « plus souples ». Signatures électroniques, terminologie correcte, nombre d'exemplaires, etc. : le moindre détail a son importance.

Respectez aussi absolument le délai de remise des offres. Celui-ci dépend de la procédure suivie ainsi que de la valeur du marché : il peut s'étaler sur une semaine ou plusieurs dizaines de jours. Les procédures nécessitant une publication au Journal officiel de l'Union européenne prévoient souvent un délai plus long que celles impliquant une publication dans le Bulletin des Adjudications. Ces délais sont particulièrement stricts : même avec de très bons atouts, vous ne pourrez remettre offre une fois la date limite dépassée.

3. Fixez un prix réaliste

Tâchez de remettre le prix le plus correct, transparent et réaliste possible. Évitez surtout les budgets étonnamment élevés ou trop bas : ils ne feront qu'éveiller les soupçons ou seront immédiatement refusés. Si le marché prévoit des variantes facultatives ou obligatoires, indiquez clairement les raisons pour lesquelles telle alternative serait plus (ou moins) avantageuse que l'offre de base.

4. Soyez concis tout en étant complet

Tout comme vous, les pouvoirs adjudicateurs sont des personnes débordées : ils préfèrent éviter de devoir consulter un dossier volumineux ou un catalogue de produits interminable. Tâchez de trouver en rédigeant votre offre le bon équilibre entre votre argumentaire et les informations légales nécessaires. En rédiger un résumé est une excellente idée.

L'offre idéale démontrera que vous connaissez et comprenez le besoin du pouvoir adjudicateur et que vous pouvez y apporter la solution la plus appropriée et la plus intéressante. Le tout, dans un texte concis, clair et lisible qui respecte toutes les conditions de forme et de structure. Certes, ce n'est pas ce qu'il y a de plus facile à réaliser, mais le jeu en vaut la chandelle !

Évitez les pièges

Voici les motifs récurrents pour lesquels les pouvoirs publics refusent une offre :

  • Vous avez remis plusieurs offres, ce qui est contraire à la procédure.
  • Vous n'avez pas emprunté le canal approprié pour remettre votre offre (par ex. : vous l'avez envoyée par courrier au lieu de passer par la plateforme électronique appropriée).
  • Vous ne respectez pas toutes les conditions de forme.
  • Votre offre ne contient pas les informations, documents ou (le cas échéant) échantillons nécessaires.
  • Votre offre et/ou les documents en annexe n'ont pas été signés (par les personnes compétentes).
  • Votre offre reprend des conditions, clauses ou dispositions non autorisées selon le cahier des charges ou la loi relative aux marchés publics.
  • Vous avez remis plusieurs offres, ce qui est contraire à la procédure.
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28.03.2016

Marchés publics. 5 conseils pour doper vos chances de réussite

Comment positionner votre entreprise afin d'exploiter pleinement le potentiel que renferme le secteur des marchés publics ?

Définissez une stratégie claire

L'offre et les activités de votre entreprise déterminent naturellement les types de marchés pour lesquels vous entrez en ligne de compte. Mais jusqu'où pouvez-vous et voulez-vous aller ? Mieux vaut réfléchir un instant sur les questions suivantes avant de se lancer :

  • À partir de quel montant ou de quel ordre de grandeur est-il rentable pour votre entreprise de remettre offre ? N'oubliez pas que la phase préparatoire peut exiger de votre part énormément de temps et de moyens, sans parler de la procédure proprement dite.
  • Allez-vous sélectionner de façon très ciblée les procédures auxquelles vous souhaitez participer ou envisagez-vous de vous porter candidat pour un maximum de marchés en proposant une sorte d'offre standard ?
  • Quel type de marchés souhaitez-vous obtenir ? Comptez-vous limiter vos ambitions aux pouvoirs et dossiers locaux ou possédez-vous suffisamment de moyens pour proposer vos services aux pouvoirs adjudicateurs de très grande envergure, voire étrangers ?

Prévoyez les moyens nécessaires

Ne vous laissez pas surprendre par l'impact organisationnel et logistique d'un marché public :

  • Votre personnel dispose-t-il des connaissances et du savoir-faire nécessaires (sur le plan pratique, juridique, technique, etc.) pour que vous puissiez remettre une offre répondant à toutes les conditions d'un marché public ? Devrez-vous prévoir une formation complémentaire, recourir à des experts externes ?
  • Allez-vous constituer une équipe de collaborateurs qui se consacreront exclusivement aux marchés publics ou cette tâche s’ajoutera-t-elle à la charge de vos employés actuels ?
  • Votre entreprise est-elle en mesure d'exécuter seule le marché ou est-il plus prudent de travailler avec d'autres entreprises ou des sous-traitants (si le cahier des charges le permet) ? Disposez-vous déjà d'un réseau de partenaires auxquels vous pouvez faire appel à cet effet ?
  • Les délais de paiement des pouvoirs publics sont relativement longs, ce qui peut influencer votre besoin en fonds de roulement. Analysez celui-ci au préalable et tâchez de l'optimaliser.

Commencez la rédaction de votre offre le plus tôt possible

Réunissez au préalable tous les documents que pourrait vous demander un pouvoir adjudicateur : informations financières sur votre entreprise, qualifications, autorisations et certificats, attestation d'entrepreneur agréé, déclaration d'assurance contre les risques professionnels, références et lettres de remerciement éventuelles, etc.
Elaborer plusieurs offres et tarifs standard vous fera gagner beaucoup de temps pendant les différentes phases de la procédure : celle-ci impose généralement des délais de réponse très serrés.

Allez à la rencontre de vos clients et concurrents potentiels

Souvent, les pouvoirs adjudicateurs ne s’adressent pas à vous (ne peuvent pas s’adresser à vous) directement dans le cadre d'un marché ; ils doivent publier un avis. Vous avez néanmoins tout intérêt à présenter votre entreprise de manière proactive, à l'occasion d'une visite de prospection, par exemple, mais également lors d'un salon ou par une campagne publicitaire et ce que vous avez à offrir. Bien entendu, il peut toujours être utile d'y ajouter quelques bonnes références...

Consacrez aussi du temps à suivre les activités de vos concurrents, même avant de pénétrer le secteur du marché public. Il est toujours bien de suivre quelques marchés attribués, d'étudier les performances réalisées par les candidats sélectionnés et d'examiner les points sur lesquels vous pourriez être meilleur.

Informez-vous sur le fonctionnement des pouvoirs adjudicateurs

Le domaine d'activités et les ressources du pouvoir adjudicateur peuvent déjà vous révéler une foule d'informations, mais il est également important que vous connaissiez parfaitement son processus de décision. Qui y participe ? Qui décide ? Et sur quelle base ? Qui est chargé des aspects techniques et financiers ? Devez-vous convaincre le service des achats ou les utilisateurs ? Combien de temps dure l'ensemble du processus ?

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