Grâce à une bonne politique de gestion du parc automobile, les entreprises optimisent le choix et l’usage des voitures de société, pour une utilisation plus durable des véhicules.

Une politique de gestion du parc automobile est un document écrit qui établit les droits et les obligations du conducteur. Pourtant, près de la moitié des entreprises de moins de 100 travailleurs n'en possèderaient pas. Des conventions solides en matière de voiture de société évitent les contestations ultérieures, notamment sur des dépassements de coûts liés à l’utilisation du véhicule.

Bien entendu, votre politique de gestion du parc automobile ne devra pas être contraire à votre règlement de travail, mais n’en fera pas partie non plus. Vous pourrez ainsi plus facilement la modifier

Que contient une bonne politique de gestion du parc automobile ?

C’est évident, il faut définir la personne à qui le véhicule est attribué et qui peut le conduire, ainsi qu'indiquer les caractéristiques du véhicule. La responsabilité du conducteur doit être soulevée. Que se passe-t-il, par exemple, en cas de contravention, d'accident ou de vol du véhicule ?

Également important : des conventions claires à propos de qui assure quoi. Un travailleur peut éventuellement prendre des assurances complémentaires pour son véhicule. Le régime des franchises mérite également que l'on s'y attarde. Au travailleur de rester honnête quant à ses capacités à conduire, que ce soit en début de contrat ou tout au long de celui-ci. Il informera son employeur le jour où il est pris en flagrant délit de conduite sous influence.

Qu'en est-il des frais de carburant ?

 Là aussi, il est préférable de se mettre clairement d'accord sur qui paie quoi. La question de l'usage privé du véhicule, notamment, doit être réglée. L’avantage de toute nature y est lié, les implications fiscales sont conséquentes pour le travailleur. En particulier depuis les réformes fiscales de 2012, qui ont sensiblement augmenté le coût de l'usage privé des voitures de société.

Le choix du véhicule

 Un thème qui a gagné en importance ces dernières années en matière de politique de gestion du parc automobile, c'est le processus de choix du véhicule. Globalement, trois systèmes déterminent le choix de véhicule : le budget, la short list ou le « user chooser ».

Auparavant, le choix de véhicule était une composante principalement budgétaire. Mais aujourd'hui, de nombreux autres facteurs jouent un rôle et ont souvent plus de poids que le prix catalogue du véhicule et de ses options. C'est la raison pour laquelle la short list (sur laquelle figurent entre 2 et 5 modèles) gagne en popularité. Le principe du « user chooser » est souvent appliqué auprès des directions, mais il reste utilisé aux échelons inférieurs de nombreuses entreprises. Et ce, alors que plus de la moitié d’entre elles déclarent vouloir limiter le libre choix. Plus le nombre de fournisseurs potentiels est limité, plus vous aurez de pouvoir à la table des négociations. En outre, vous éviterez les réactions envieuses de ceux qui doivent se contenter d'une plus petite voiture. Autrement dit, il est conseillé de bien préciser le processus de choix du véhicule.

L'équilibre entre les intérêts de l'entreprise et ceux de vos collaborateurs sera idéalement préservé. Un travailleur considère toujours une voiture de société comme un important facteur de motivation. Mais une offre trop restreinte peut miner sa motivation. En liant l'avantage de toute nature aux émissions de CO₂, les intérêts de l'employeur et du travailleur se retrouvent à un niveau plus équitable.

Vous souhaitez louer une voiture de société, mais sans vraiment savoir ce que vous avez comme possibilités ? Nous vous expliquons quelles sont vos différentes options, pour choisir le type de leasing qui vous convient le mieux. Et jusqu’au 30 novembre 2024, vous pouvez aussi profiter d’un TopDeal de notre partenaire Arval pour les nouvelles BMW iX1 eDrive20 ou BMW i4 Gran Coupé électriques à un prix tout compris très avantageux.

Leasing financier ou opérationnel ?

Pour le leasing financier comme pour le leasing opérationnel, c’est la même logique qui s’applique : vous payez un loyer à une société de leasing pour une période donnée, généralement quatre ou cinq ans. Dans les deux formules, la société de leasing est le propriétaire légal du véhicule. Mais vous disposez d’une option d’achat à la fin du contrat. Dans le cas d’un leasing financier, le montant de l’option d’achat est connu dès le début du contrat. Dans le cas d’un leasing opérationnel, le montant est déterminé à la fin du contrat sur la base de la valeur de marché de la voiture.

La formule « services compris »

C’est l’un des grands avantages du leasing opérationnel par rapport au leasing financier : les taxes, l’assurance (omnium), l’entretien et les charges (sauf le carburant) sont compris dans le loyer. De plus, vous bénéficiez de services supplémentaires tels que des pneus été et hiver, un service de dépannage et un véhicule de remplacement. Autrement dit, vous payez un certain montant tous les mois, et tout est réglé pour vous. Bref, vous roulez sans avoir à vous soucier de quoi que ce soit : tout est payé, sauf le carburant.

Quelles conséquences fiscales ?

L’option d’achat a des conséquences fiscales : dans le cas d’un leasing financier, vous amortissez le bien d’investissement et vous déduisez fiscalement les intérêts. Le véhicule est comptabilisé à l’actif de votre bilan. Avec un leasing opérationnel, vous déduisez la totalité du montant de la location au titre de frais. Dans les deux cas, des plafonds de déduction fiscale s’appliquent et vous devrez peut-être tenir compte de l’utilisation professionnelle de la voiture. Sans oublier que la TVA est payée mensuellement sur le loyer et donc pas en une seule fois. Cela vous permet de préserver vos lignes de crédit pour d’autres investissements.

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Arval Belgium SA, Ikaroslaan 99, 1930 Zaventem – RPM Bruxelles – TVA BE 0436.781.102, intermédiaire en assurances à titre accessoire, inscrit auprès de la FSMA sous le numéro 047238 A. Sous réserve d’acceptation de votre demande.

De nombreux collaborateurs voient aujourd’hui la mobilité comme une nécessité qu’ils abordent avec leur employeur. Depuis longtemps déjà, ils ne se déplacent plus exclusivement en voiture. Ils combinent de plus en plus souvent plusieurs solutions de mobilité, privées, publiques et mixtes. Les entreprises belges sont donc de plus en plus en demande de know-how pour mettre au point le mix parfait de mobilité, adapté à la fois à leurs besoins professionnels et à ceux de leur personnel. Les spécialistes en mobilité d’Arval expliquent comment évolue la mobilité et comment ils tiennent compte de cette évolution. Et pour cela, il faut non seulement les bonnes connaissances, mais aussi disposer d’un package d’accompagnement grâce auquel ils peuvent vraiment aider les employeurs.

Philippe Kahn, Mobility Solutions Expert, résume la vision et la mission d’Arval : « Life is a journey made of journeys. Chez Arval, nous traduisons ceci en nous demandant constamment comment soutenir et soulager les petites, moyennes et grandes entreprises pour toutes leurs questions de mobilité. Et dans notre ADN de facilitateur, il y a deux aspects importants qui apportent de la valeur : la mobilité personnelle et la mobilité durable*. De l’indépendant en personne physique à la grande entreprise : Arval met son know-how corporate au service de toutes et tous en veillant toujours à proposer une solution globale tout-en-un. »

*La mobilité durable : une mobilité moins émettrice en gaz à effets de serre, qui promeut l’électrification, la mobilité douce et/ou les transports en commun.

La mobilité durable, une évidence

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises jouent pleinement la carte de la mobilité durable, ou évoluent dans cette direction. Cela implique non seulement de se tourner vers les voitures électriques, mais aussi de s’ouvrir aux nouvelles solutions de mobilité. Et dans ce contexte, Arval doit informer ses clients et les accompagner dans leurs ambitions de mobilité durable. De nouvelles solutions de mobilité comme Arval Bike Lease, Arval Car Sharing et le futur outil de gestion du budget sont pour de nombreuses entreprises la clé pour faire évoluer leur mobilité dans le bon sens.

De la valeur ajoutée sur le plan professionnel et personnel

L’outil de gestion du budget grâce auquel les entreprises gardent un œil sur toutes les solutions de mobilité utilisées par leurs collaborateurs et leur coût, n’est qu’une petite partie de la valeur ajoutée d’Arval pour les entreprises. La consultance en mobilité fait aussi partie intégrante de son offre pour les entreprises.

Philippe Kahn : « Imaginons qu’une entreprise d’environ 100 collaborateurs envisage de déménager dans le centre d’Anvers. Nous allons définir avec elle quelles sont les nouvelles solutions de mobilité dont elle aura besoin et leur coût total. Nous travaillerons donc en intégrant vraiment l’équipe et nous analyserons ensemble l’impact futur des différentes solutions de mobilité. C’est un travail sur mesure qui nous permet de mettre notre expertise au service de nos clients. »

Cette expertise permet souvent aux entreprises de progresser dans leur gestion d’entreprise, mais aussi dans celle de leurs équipes. Philippe Kahn : « Le temps du fichier Excel où on tenait à jour l’utilisation de la voiture de pool est révolu. Les applications pour smartphone ou PC rendent tout plus facile et plus fluide. Elles localisent les voitures de pool des différents sites, et assouplissent la frontière entre voitures de pool et voitures partagées. Ainsi, pendant le week-end, les collaborateurs ont la possibilité d’utiliser à des fins privées – et contre paiement – la voiture qu’ils utilisent pour leurs déplacements professionnels. L’accompagnement standard lié au leasing d’un vélo électrique fait aussi partie de notre offre. A cet égard, Arval facilite la vie des employeurs tout en leur permettant aussi de proposer des solutions à leurs collaborateurs pour leur mobilité privée. Les entreprises vont ainsi vraiment faire partie de la vie quotidienne de leurs collaborateurs, via leur dossier de mobilité. »

Arval Belgium SA, Ikaroslaan 99, 1930 Zaventem – RPM Bruxelles – TVA BE 0436.781.102, intermédiaire d’assurance à titre accessoire enregistré auprès de la FSMA sous le numéro 047238 A. Sous réserve d’acceptation de votre demande.

La banque a diminué de 55% ses émissions de CO2 par équivalent temps plein, et ce depuis 2019. pour Sandra Wilikens, Chief Human Resources Officer, ça nécessite l’implication de tous.

Entre 2019 et 2022, BNP Paribas Fortis a réussi à réduire ses émissions de CO₂ de 55%. Comment y êtes-vous parvenus ?

« Principalement en agissant sur l’efficacité énergétique de nos bâtiments, qui représentent environ 80% de nos émissions directes. Nous avons aussi optimisé notre patrimoine immobilier et fortement réduit les déplacements professionnels. Nous avons adopté une approche très structurée, qui implique tous les départements de la banque. Depuis 2012, notre Green Bank Platform rassemble tous les trois mois les responsables de chaque département. Ils y présentent leur plan d’action annuel et leurs initiatives propres. Nous faisons le point sur toute une série de KPI, notamment la consommation d’énergie et de papier, les déplacements professionnels, l’électrification du parc automobile ou encore la gestion des déchets. Parce que mesurer permet de mieux comprendre. »

Votre objectif était de réduire les émissions de 42,5% par rapport à 2012 avant la fin de l’année 2025. Cet objectif est atteint. Quelles sont vos autres ambitions ?

« Nous ne comptons pas ménager nos efforts d’ici 2025. Car il n’y a pas de temps à perdre si nous voulons atteindre la neutralité carbone en 2050. Notre nouveau siège de Montagne du Parc à Bruxelles est un bel exemple d’efficacité énergétique. Mais pour le reste de notre parc immobilier, il reste beaucoup à faire. Nous allons améliorer l’efficacité énergétique de nos différents sites régionaux, installer des panneaux solaires sur plus de 80 sites et généraliser l’éclairage LED dans nos bâtiments. Ces efforts devraient nous permettre de réduire nos émissions de CO₂ de 7% supplémentaires. »

Où en êtes-vous dans l’électrification de votre parc automobile ?

« Nous faisons beaucoup d’efforts pour électrifier notre parc automobile, et je peux dire que nous avançons dans la bonne direction. Fin 2022, 30% de la flotte des véhicules d’entreprise en leasing était électrifiée, soit des voitures 100% électriques et hybrides rechargeables. Au 3^e trimestre 2023, 95% des nouvelles commandes portait sur ce type de véhicules. La nouvelle fiscalité joue évidemment un rôle important dans cette évolution.

Mais pour les employeurs, les choses ne s’arrêtent pas là. Ils doivent composer avec un cadre fiscal très complexe, notamment pour le remboursement des frais d’électricité. Et pour une partie de nos collaborateurs, les choses ne sont pas non plus toujours simples, par exemple parce qu’ils ont difficilement accès à une borne de recharge. Je compte organiser cette année une table ronde sur la mobilité. Elle réunirait autorités, opérateurs, start-up et entreprises. Car nous devons avancer, et nous devons le faire ensemble. »

Comment impliquez-vous les collaborateurs et collaboratrices ?

« Il faut bien sûr beaucoup communiquer, expliquer ce qu’on fait et pourquoi on le fait. Au sein de la banque, nous pouvons aussi compter sur un réseau de plus de 220 EcoCoaches. Le compartiment durabilité de la CCT 90 est aussi un incitant intéressant. Tous les ans, nous nous nous fixons six objectifs concrets. Si trois d’entre eux sont atteints, l’ensemble du personnel bénéficie d’une prime en fin d’année. Jusqu’à présent, ça a toujours été le cas.

Et nous pouvons nous appuyer sur d’autres incitants. Grâce à notre Green Fuel Consumer Plan, nous récompensons les membres du personnel qui ont une voiture de société mais qui l’utilisent peu. Nous menons aussi de nombreuses actions pour favoriser la mobilité douce : marche, vélo et transports en commun. Le choix d’implanter nos sièges au cœur des villes a également un impact positif. Fin 2022, 79% des membres du personnel travaillant à Bruxelles empruntaient les transports en commun pour venir au bureau. En dehors des villes, ils sont 60%. »

Selon vous, dans quels autres domaines est-il urgent de prendre des mesures ?

« La pollution numérique est souvent sous-estimée. Il faut bien se rendre compte qu’envoyer 100 e-mails pollue autant que rouler 20 kilomètres en voiture. C’est pour ça que nous organisons chaque année une campagne interne pour sensibiliser nos collaborateurs et leur donner des conseils en vue de réduire leur empreinte digitale. Nettoyer régulièrement sa boîte e-mail, envoyer des liens plutôt que des fichiers, supprimer les fichiers obsolètes : ce sont de petits efforts, mais si nos 11.000 collègues intègrent ces nouveaux réflexes, l’impact peut être énorme. Chaque effort compte ! »

BNP Paribas Fortis est prêt pour la mobilité de demain. Et sa contribution va bien au-delà du leasing de véhicules électriques, avance Laurent Loncke, General Manager Retail Banking et membre du comité exécutif de la banque.

Comment les entreprises peuvent-elles faire de la mobilité l’un des leviers de leur transition ?

« Si on regarde la seule utilisation d’un véhicule, le passage du fuel à l’électrique permet de diviser par quatre les émissions de CO2. Ce changement est plus que jamais encouragé fiscalement dans notre pays. Et dès 2035, les ventes de voitures thermiques seront interdites dans toute l'Union européenne. Qu’il s’agisse de leur propre flotte ou des voitures de société qu’elles proposent à leur personnel, les entreprises ont donc tout intérêt à opter pour l’électrique. Et ce, à côté d’autres formes de mobilité. »

Toutes l’ont-elles bien compris ?

« Aujourd’hui, deux tiers des nouveaux véhicules sont des véhicules professionnels. Dans cette catégorie, 80% des commandes en cours portent sur des véhicules électriques. C’est aussi le cas chez notre partenaire Arval. » 

Une entreprise peut ainsi devenir actrice du changement ?

« Certainement. D’abord parce que les voitures de société alimentent le marché de l’occasion. Avec, à la clé, une démocratisation de la mobilité électrique. Ensuite parce que celui qui opte pour une voiture électrique encourage ses proches à faire de même. Comme l’a révélé notre récente étude Profacts, 85% des détenteurs d’un véhicule électrique sont satisfaits, voire très satisfaits, d’avoir franchi le pas. Mais 42% des Belges restent réticents. La moitié d’entre eux craignent la panne sèche électrique. »

Cette crainte est-elle justifiée ?

« Pas complètement. La plupart des automobilistes souhaitent une autonomie de 500 km pour se sentir à l’aise, même lorsqu’ils ne font que quelques dizaines de kilomètres par jour. Pour autant, développer le réseau de recharge reste absolument nécessaire. Car pour beaucoup, notamment en ville, l’installation d’une borne à domicile n’est pas possible. BNP Paribas Fortis contribue au développement du réseau de recharge, notamment via sa participation dans Optimile. En plus de proposer des solutions logicielles pour la recharge des véhicules électriques, cette scale-up gantoise développe des partenariats stratégiques pour l’installation et la maintenance de bornes. »

Une voiture électrique peut-elle être incluse dans le package de tout employé ?

« Aujourd’hui, des véhicules moins onéreux, accessibles aux cadres moyens et inférieurs, apparaissent sur le marché. De plus, un véhicule électrique doit s’analyser au regard de son coût total de possession (Total Cost of Ownership), bien inférieur à celui d’un véhicule thermique. Souvent, on aura tout intérêt à opter pour le leasing. Nous proposons une offre complète et sur mesure à toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leurs besoins.»

Qu’entendez-vous par une « offre complète » ?

« Outre le leasing proprement dit, nous fournissons, grâce à nos nombreux partenaires, une solution de recharge à domicile ou au travail, une carte de recharge pour les réseaux publics, un remboursement automatique pour l’utilisation au domicile, une app pour trouver des bornes de recharge, et une formation à la conduite électrique. »

C’est, au fond, un véritable écosystème que vous développez…

« Nous voulons coconstruire la mobilité de demain. En la finançant, via le crédit ou le leasing, en l’assurant, mais aussi en agissant avec d’autres au-delà de nos métiers traditionnels. Comme avec Optimile, que j’ai déjà évoquée, et Touring, synonyme de garantie et de fiabilité. »

Mais la mobilité, ce n’est pas que la voiture…

« Nous sommes de ceux qui veulent repenser le rapport à la voiture. Au vu des objectifs climatiques et de la raréfaction des ressources, remplacer chaque voiture thermique par une voiture électrique est impossible. Arval procure une expertise complète aux entreprises engagées dans la transition. Nous les aidons à analyser les besoins, à définir des alternatives à la voiture, à mettre à disposition un budget mobilité, ou encore à mettre au point une mobility policy. Nous proposons par exemple le leasing vélo, en combinaison ou non avec le leasing de voitures. Nous croyons fermement à la multimodalité et aux solutions de mobility a as service, soit la possibilité de combiner et payer facilement plusieurs modes de transport. C’est d’ailleurs aussi l’une des spécialités de notre partenaire Optimile. »

Les entreprises et leurs employés sont-ils réceptifs à ce message ?

« L’idée qu’un employé ne se dise plus ‘j’ai autant pour ma voiture dans mon package salarial’, mais bien ‘j’ai autant pour ma mobilité’, fait son chemin. L’économie de l’usage plutôt que de la propriété s’est imposée pour le fitness ou le streaming. Elle s’imposera aussi pour la mobilité, avec des voitures partagées et des abonnements forfaitaires qui rendront les budgets plus prévisibles pour les entreprises comme pour les citoyens. Mais la rapidité de ce changement dépendra aussi du succès du budget mobilité fédéral, qui peine pour l’instant à décoller.»

BNP Paribas Fortis SA - Montagne du Parc 3 - B-1000 Bruxelles -TVA BE 0403.199.702 – RPM Bruxelles.

Optimile SA – Sassevaartstraat 46 bus 204, 9000 Gent – RPM Gent – TVA BE 0648.837.849 – www.optimile.eu - BNP Paribas Fortis SA détient une participation de plus de 10% dans Optimile SA.

Arval Belgium SA, Ikaroslaan 99, 1930 Zaventem – RPM Bruxelles – TVA BE 0436.781.102.

Touring SA – Bd Roi Albert II 4 B12, 1000 Bruxelles - RPM Bruxelles - BCE 0403.471.401, est enregistrée sous ce numéro auprès de la FSMA, rue du Congrès 12-14, 1000 Bruxelles, et agit comme agent lié, rémunéré à la commission, pour AG Insurance SA. AG Insurance SA détient une participation supérieure à 10% dans Touring SA.