Article

03.04.2018

5 étapes pour récupérer vos impayés

Les retards de paiement et les factures impayées pèsent lourdement sur la santé financière des entreprises. Pour sécuriser votre trésorerie, il est essentiel de mettre en place une stratégie de recouvrement efficace, tout en préservant la relation commerciale avec vos clients…

Soignez votre facturation en amont

La première pierre d’une stratégie de recouvrement réussie consiste à adopter une facturation efficace. En effet, avant de commencer à récupérer vos impayés, votre entreprise doit tout mettre en œuvre pour être payée dans les temps… Des factures claires, complètes et sans erreurs, sont un bon début pour inciter vos clients à vous régler dans les délais. Pensez aussi à produire des conditions générales qui « défendent » vos intérêts, en reprenant notamment les délais (raisonnables) de contestation et les sanctions appliquées en cas de défaut paiement. Enfin, tout votre processus de facturation doit être parfaitement huilé : qualité, timing, modalités, etc.

Adaptez votre approche

Pour agir à bon escient, vous devez avoir une vision claire de vos créances en souffrance (clients, montants, délais, etc.). Un audit vous permettra d’évaluer correctement la situation. Dans tous les cas, en matière de recouvrement, chaque contexte est différent et varie en fonction de votre secteur, votre taille ou votre position (de force ou non) sur le marché. De plus, un client n’est pas l’autre et vous devez le plus souvent adapter votre stratégie. Votre meilleur client, qui paie toujours dans les temps, ne peut pas être traité de la même façon qu’un retardataire chronique ou un nouvel acheteur (avez-vous d’ailleurs pensé à étudier sa solvabilité avant de faire affaire ?). Conclusion : segmentez votre clientèle en fonction de critères pertinents pour agir de manièreappropriée.

Agissez préventivement

Votre stratégie de recouvrement doit inclure une phase d’anticipation pour intervenir en amont de l’échéance. Comment ? Un simple e-mail, par exemple, quelques jours avant la fin du délai de paiement. Peu coûteux, celui-ci donne un signal clair que vous êtes attentif à votre cash. Pour bien faire, vous pouvez y ajouter une dimension commerciale, en demandant au client s’il est satisfait du produit, de la vente ou de la prestation. Une diligence appréciée par vos débiteurs… Dans le même ordre d’idée, et bien que plus coûteux en termes de ressources, vous pouvez opter pour un coup de téléphone de votre équipe commerciale. Dans ce cas (et dans tous les autres, d’ailleurs), veillez à la bonne coordination de vos « sales » et de votre service administratif.

Articuler votre stratégie de recouvrement

Si malgré ce travail préventif, vos clients ne paient pas, alors réagissez… rapidement et relancez vos débiteurs. Faites toujours ce que vous annoncez pour ne pas perdre en crédibilité. Allez-y progressivement, mais sûrement ! Et accordez de l’importance au fond, à la forme et aux timings de vos courriers de rappel... Votre première lettre ? Utilisez un ton courtois, car nul n’est à l’abri d’un oubli. Votre débiteur ne réagit toujours pas ? Enchaînez avec une deuxième et (au plus) une troisième injonction : un recommandé, éventuellement adressé par un avocat pour le dernier rappel. Soyez de plus en plus ferme, notamment via une mise en demeure formelle. Entre chaque relance, essayez d’appeler votre client (surtout ceux qui en valent la chandelle). C’est une excellente façon de tenter un compromis, tel que proposer un échéancier de paiement, lorsque votre débiteur rencontre des problèmes ponctuels de trésorerie. Un accord à l’amiable vaut souvent mieux qu’un vain (et chronophage) combat… D’autant plus que cela peut favoriser la pérennisation de votre relation commerciale !

Allez au bout… si cela vaut le coup !

Vos rappels sont restés lettre morte ? Vous n’avez aucune explication valable ? Vous avez même tenté la médiation en vain ? Le moment est peut-être (regrettablement) venu de passer à l’étape supérieure : la justice. Vous vous en doutez, c’est la méthode la plus complexe, coûteuse et énergivore pour recouvrer vos impayés. C’est pourquoi toutes les factures ne justifient pas cet effort. Évaluez correctement la situation (montant de la facture, la « position » du client dans votre portefeuille, etc.)… Vous avancez vers les tribunaux ? L’heure est venue de faire appel aux conseils d’un avocat. Mais sachez que rien n’est gagné d’avance (entre le simple défaut de paiement, la contestation de la facture ou encore la faillite du client).

Derniers conseils !

Qu’elle que soit l’issue de vos démarches de recouvrement, veillez à garder un historique des « accidents de parcours » en matière de retards et des impayés de vos clients. Un monitoring qui peut s’avérer très utile pour la suite... Enfin, last but not least, vous pouvez aussi décider d’externaliser la gestion (complète ou partielle, en amont ou aval) du risque client auprès d’acteurs, tels qu’un avocat, un huissier de justice ou des sociétés spécialisées dans le recouvrement, comme BNP Paribas Fortis Factor. Une stratégie plus coûteuse, mais qui vous assure une plus grande tranquillité, à condition de bien choisir son prestataire… 

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01.02.2016

Toutes les facettes du Factoring

Le principe du factoring est simple : vous cédez vos créances commerciales (factures) à une tierce partie (le factor), en optant ou non pour une couverture contre le défaut de paiement. Lorsque vous envoyez la facture à votre débiteur, la société de factoring peut avancer jusqu'à 85 % du montant de celle-ci. Vous disposez ainsi immédiatement des fonds. La société de factoring prend en charge l'encaissement et le suivi de la facture.

En fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez recourir aux services suivants :

Externalisation de votre gestion débiteurs

Si vous optez pour ce service, vous transmettez tout ou partie de votre portefeuille de débiteurs à la société de factoring en échange d'une rétribution appelée commission d'affacturage. La société de factoring prend alors en charge les tâches suivantes :

  • comptabilisation des factures et notes de crédit précédée d'un contrôle approfondi et suivie d'une mise à jour des données des débiteurs ;
  • pointage et affectation des paiements entrants, en ce compris le contrôle des paiements partiels et des références de paiement ou de facturation ;
  • création et mise à disposition des statistiques et rapports en ligne. Vous avez ainsi en permanence une vue claire sur les créances commerciales en souffrance et sur les paiements déjà reçus.

Bon à savoir

Quand vous décidez d’externaliser votre portefeuille de débiteurs, la société de factoring effectue d’abord une analyse approfondie. Elle peut décider d’exclure par contrat certains débiteurs, par exemple parce que leur solvabilité est médiocre, parce qu'il s'agit de personnes physiques ou d'entreprises liées, parce que le pays où ils opèrent présente un risque élevé de défaut de paiement. Ou encore parce qu'ils ont fait savoir qu'ils n'étaient pas prêts à payer par le biais du factoring.

Encaissement et suivi de vos factures en souffrance

Dans ce cas, la société de factoring se charge entièrement du recouvrement de vos créances en souffrance et des relances écrites et téléphoniques de vos débiteurs. Vous gagnez ainsi du temps que vous pouvez consacrer à la consolidation de vos relations avec vos clients.

Concrètement, vous établissez les factures et les transmettez à la société de factoring par voie électronique à partir de votre logiciel de comptabilité. La société de factoring prend en charge l'encaissement et le suivi de ces factures. Forte de son expertise et de son expérience, la société de factoring parvient généralement à procéder au recouvrement de la facture plus rapidement que vos propres services (le temps de recouvrement a diminué de 25%). En tant que "tierce partie", elle enregistre également dans la plupart des cas de meilleurs résultats sur le plan des mises en demeure.

Ici aussi, vous pouvez suivre l'intégralité du processus grâce à une application en ligne, qui vous tient informé de l'évolution de votre portefeuille de débiteurs. Vous disposez à tout moment d'informations détaillées sur vos factures en souffrance, notes de crédit, paiements, litiges, etc.

Avance sur factures

Nombre d'entreprises qui font appel au factoring confient non seulement la gestion de leurs débiteurs à une société de factoring mais demandent aussi des avances sur factures.

Dans ce cas, la société de factoring vous avance, dès réception de la facture, un pourcentage du montant de celle-ci (généralement entre 75 et 85 %). Vous en percevez le solde une fois que votre débiteur a payé la société de factoring. En échange, vous payez un intérêt sur le montant financé.

Cette forme d'avance présente les avantages suivants :

  • vous augmentez votre fonds de roulement sur base de vos créances en souffrance ;
  • vous améliorez votre position de liquidités, vous pouvez ainsi investir davantage ou pénétrer de nouveaux marchés. En outre, vos fournisseurs, s’ils sont payés rapidement, vous octroieront plus facilement des ristournes intéressantes ;
  • indirectement vous soutiendrez ainsi la croissance de votre entreprise puisque liquidités disponibles et hausse du chiffre d'affaires sont étroitement liées. Et une progression des ventes implique plus de moyens pour financer la croissance de votre entreprise.

Couverture contre le risque de non-paiement

Les sociétés de factoring offrent différentes formules pour vous protéger contre le risque de non-paiement : elles peuvent couvrir jusqu'à 100 % du risque. Ainsi, vous n'aurez plus à vous inquiéter des éventuels défauts de paiement de vos débiteurs. Avec une telle sécurité, vous pourrez accorder des conditions de paiement plus flexibles et devenir encore plus compétitif.

Cette couverture couvre les risques :

  • d'insolvabilité avérée. On parle d'insolvabilité avérée notamment suite à une faillite ou à un concordat judiciaire
  • d'insolvabilité présumée. C’est le cas lorsque le débiteur n'a pas payé sa facture à l'issue du délai fixé conventionnellement après la date d'échéance de la facture (généralement 90 jours).

Si l'un de vos débiteurs reste en défaut de paiement, la société de factoring versera l'intégralité du montant dû, dans le délai convenu à compter de la date d'échéance de la facture et dans les limites de crédit approuvées au préalable.

Bon à savoir

Une assurance-crédit est également très utile pour protéger vos opérations à l'exportation. Votre assureur-crédit entre autres sur 

  • vous informe sur la solvabilité de vos débiteurs étrangers ;
  • vous éveille aux risques spécifiques liés au pays de destination ;
  • vous permet d’obtenir des garanties bancaires et douanières auprès de votre partenaire commercial étranger ;
  • vous propose un service de recouvrement lorsque votre débiteur étranger reste en défaut de paiement.
Article

01.02.2016

Quels sont les avantages du factoring ?

Réduire les risques, augmenter votre fonds de roulement et, surtout, vous libérer du temps pour vous concentrer sur vos activités clés, le factoring vous offre tout cela. Et même plus.

Vous êtes régulièrement confronté à des factures impayées ou à des paiements tardifs de la part de vos débiteurs ? Leur suivi empiète énormément sur votre "temps commercial" ? Vous voulez éviter le risque de défaut de paiement et libérer des moyens supplémentaires ? Dans ce cas, le factoring peut vous aider.

Quels sont les avantages du factoring pour votre entreprise ?

Moins de frais fixes, plus de frais variables

En confiant la gestion de vos débiteurs à un partenaire externe, vous convertissez des frais fixes en frais variables. En plus de réduire vos frais généraux et vos frais de personnel, vous évitez de devoir investir continuellement dans de nouvelles technologies. Vous aurez également moins de problèmes en cas de surcroît de travail ou de départ ou encore d'absence prolongée de certains de vos collaborateurs administratifs. Le factoring vous permet de consacrer plus de temps à vos activités et à vos clients.

Vous évitez les défauts de paiement

La société de factoring mène une analyse approfondie de votre portefeuille de débiteurs, vous avez une meilleure vue sur leur solvabilité. Cette analyse peut également s'appliquer à vos clients potentiels en Belgique et à l'étranger. Vous travaillez ainsi toujours sur base d'informations commerciales fiables et ne perdez ni temps ni énergie avec des débiteurs présentant un risque élevé. Grâce à son expertise, la société de factoring décèle aussi plus rapidement les éventuelles tentatives de fraude.

Vous pouvez aussi vous couvrir jusqu'à 100 % contre le défaut de paiement. Vous évitez les problèmes de liquidité causés par des factures impayées et protégez le patrimoine investi dans votre entreprise. Puisque la société de factoring vous verse les sommes dues à un moment fixe après la date d'échéance, vous planifiez avec précision vos rentrées d'argent.

Votre fonds de roulement se développe

Les débiteurs ont tendance à payer plus rapidement une société de factoring qu'un fournisseur. Conséquence : la durée moyenne en "days sales outstanding"(DSO) de vos créances diminue. Votre entreprise a dès lors moins besoin de financements et paie moins d'intérêts.

Vous arrivez à vos fins sans mettre vos débiteurs sous pression ni écourter vos délais de paiement, deux aspects délicats dans une relation commerciale.
Si vous demandez une avance sur factures à la société de factoring, vous évitez les problèmes de liquidité. Votre financement étant lié à votre chiffre d'affaires, vous pouvez couvrir vos besoins en fonds de roulement à l'aide de vos créances commerciales.

Vous bénéficiez de meilleurs ratios et d'une plus grande marge de négociation.

Les solutions de factoring assorties d'une couverture du risque permettent, sous certaines conditions, de travailler hors bilan. Cela signifie que votre endettement (net) diminue et que les ratios de solvabilité et de liquidité de votre entreprise s'améliorent. Vous êtes donc en position de force pour négocier auprès de votre banque, mais aussi de vos fournisseurs, vos principaux débiteurs et vos compagnies d'assurance-crédit.

Vous suivez de près la gestion de vos débiteurs.

Grâce au suivi et au reporting en ligne, vous gardez une vue sur l'évolution de votre portefeuille de débiteurs et obtenez à tout moment des réponses détaillées sur des factures en souffrance, notes de crédit, paiements et litiges. Vous connaissez le montant exact des liquidités dont vous disposez.

Et pour vos débiteurs ?

  • Grâce à l'intervention de la société de factoring, vous jouissez d'une plus grande sécurité de paiement, vous pouvez donc octroyer des délais de paiement plus longs à vos débiteurs.
  • A chaque encaissement, la société de factoring fournit à vos débiteurs un relevé de leurs paiements.
  • Vos débiteurs étrangers ne doivent plus fournir de garanties supplémentaires.
Article

01.02.2016

Le factoring : qu’en est-il des risques ?

En sous-traitant votre facturation, vous gagnez énormément de temps, d'énergie et de moyens. Mais quels sont les risques ?

Tout dépend du contrat que vous avez signé avec la société de factoring :

  • dans le cas du "non-recourse factoring", également appelé factoring sans recours, vous transférez le risque de défaut de paiement des factures à la société de factoring. Cette dernière couvre le défaut de paiement jusqu'à 100 % de la créance, dans le respect il est vrai de limites fixées au préalable ;

  • dans le cas du "recourse factoring" ou factoring avec recours, le risque de défaut de paiement est toujours supporté par votre entreprise. Si, après un certain délai et plusieurs rappels, le factor ne parvient pas à obtenir le paiement d'un débiteur, à vous d’en obtenir l’encaissement.

    Dans ce cas, vous devrez tenter de récupérer le montant en souffrance auprès du débiteur par le biais d'un encaissement judiciaire. Vous pouvez à cette fin faire appel à un huissier ou à un bureau de recouvrement, mais la plupart des sociétés de factoring offrent également un service de recouvrement judiciaire.

La société de factoring tiendra bien entendu compte de la qualité de votre portefeuille de débiteurs dans l’appréciation du risque et le calcul du tarif.

Article

01.02.2016

Le factoring au-delà des frontières

Vous êtes actif à l'étranger, vous vous exportez ? Il vous est particulièrement recommandé de confier le suivi, la couverture des risques et le financement de vos créances internationales à une société de factoring. Pourquoi ?

  • Il n'est pas toujours évident d'évaluer la solvabilité d'un débiteur étranger et d’appréhender les risques de défaut de paiement.
  • La législation et les usages commerciaux en matière de facturation peuvent diverger d'un pays à l'autre. Lorsque vous assurez vous-même le recouvrement depuis la Belgique, la méconnaissance des habitudes locales peut jouer en votre défaveur.
  • Si votre débiteur étranger venait à faire faillite, votre société de factoring, via sa filiale locale, disposerait d'une base juridique plus solide pour recouvrer les éventuelles factures en souffrance.

Le choix des services proposés par le factor dépendra de la façon dont votre entreprise est organisée.

  • Vous exportez des produits et établissez vous-même des factures à l'intention de vos débiteurs étrangers.
    Dans ce cas, la société de factoring peut, dans la plupart des pays du monde, assurer l'encaissement, le suivi, le financement des factures ainsi que et la couverture des risques liés. Pour ce faire, elle se repose sur son réseau de filiales ou de représentants sur place.
  • Vous facturez par le biais de vos filiales étrangères.
    Dans ce cas, la société de factoring proposera, via ses bureaux locaux, un contrat de factoring à vos différentes filiales. De cette manière, votre personnel sur place pourra faire appel à des experts locaux, dans le respect intégral des usages commerciaux du pays et dans leur propre langue.

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